PORTAL DE TRANSPARENCIA

Documentos


Calidad

  1. Política para la atención de peticiones, quejas, reclamaciones, sugerencias y felicitaciones del Instituto Europeo de Posgrado
  2. Política de Calidad y el Mapa de Procesos del Instituto Europeo de Posgrado

Compromiso Social

  1. Protocolo Para la Atención, Acompañamiento, Orientación y Seguimiento de Casos de Violencia Sexual y de Género en el Instituto Europeo de Posgrado”
  2. El Mundo. Entrevista a Carlos Pérez Castro: Presidente del Instituto Europeo de Posgrado

Normas Institucionales

  1. El presente Reglamento Estudiantil es general y único, rige para los estudiantes del Instituto Europeo de Posgrado (en adelante, IEP) y regula las relaciones de los estudiantes con la Institución
  2. Formulario segundo calificador de examen
  3. Formulario de reclamación

Compromisos


  1. Compromiso EEES

    Estrategias de mejora del programa en nuestro compromiso para afrontar las oportunidades y amenazas derivadas de los cambios en el EEES:

    -         Seguir aumentando la oferta de cursos de formación permanente para estudiantes a través de la Escuela de Habilidades

    -         Analizar las nuevas tendencias y contenidos más demandados por las empresas y organizaciones para poder estructurar una oferta de formación muy vinculada con el sector externo

    -         Revisar las competencias digitales docentes del claustro y seguir promocionando el plan de formación docente en función del nivel competencial detectado

    -         Establecer un presupuesto de participación en congresos, eventos y actividades investigativas para que el personal docente/investigador de la institución aporte conocimientos en el ámbito de la ciencia y la innovación

    -         Mantener los acuerdos de investigación desarrollados con la Corporación Universitaria de Asturias para aprovechar las sinergias, conocimientos y experiencias generados en un entorno internacional.

    -         Seguir trabajando en la actualización de la infraestructura y herramientas tecnológicas que soportan la formación online y que contribuyen de manera directa a mejorar la transición ecológica y digital de la educación superior.

    -         Seguir investigando y trabajando sobre el impacto de la metodología online en la personalización y atención individualizada de los estudiantes garantizando el principio de inclusión.


  2. Compromiso ODS

    Compromiso de mejora que la institución tiene con los ODS:

    -         Seguir trabajando en la mejora de este ODS4 de manera continúa evaluando el cumplimiento y mejora de la accesibilidad de todos los productos y servicios, concretamente se acuerda realizar:

    -         Una revisión de todas las lecturas que acompañan a las asignaturas para aplicar la tipografía Atkinson Hiperlegible que cumple todos los parámetros de accesibilidad y facilita la lectura

    -         Migrar el tema de la plataforma de formación a una versión responsable y adaptativa para que los estudiantes puedan navegar desde cualquier dispositivo sin problema de visualización

    -         Implementar una APP para el LMS institucional de cara a mejorar la experiencia de usuario de los estudiantes y ofrecerles alternativas de conexión

    -         Adquirir los siguientes sistemas de apoyo: ZoomText y Jaws para realizar una evaluación de nuestra infraestructura tecnológica y su comportamiento con estas herramientas.

    -         Seguir desarrollando talleres, conversatorios y charlas sobre inteligencia emocional, toma de decisiones, comunicación asertiva y otras habilidades necesarias para la vida, así como sobre cultura, salud, deporte y elementos necesarios para el crecimiento integral de las personas.

    -         Seguir desarrollando talleres, conversatorios y charlas sobre ahorro energético, impacto ambiental de acciones cotidianas, reducción de la huella de carbono, etc.

     

Procedimientos

ADMISIÓN

OBJETIVO Y ALCANCE: Vincular los aspirantes que se encuentran interesados en continuar su formación de posgrado tras conocer sus necesidades, gustos y expectativas y el cumplimiento de los requerimientos legales establecidos para ingreso al programa. Aplica para los aspirantes a ingresar a los programas académicos que ofrece la institución. Inicia con la revisión de la base de datos del CRM y finaliza con la notificación de admisión al estudiante.

RESPONSABLE: Director de admisión de alumnos.

DOCUMENTOS RELACIONADOS: Reglamento Estudiantil

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

• Admisión: Proceso por medio del cual la el Instituto Europeo de Posgrado acepta o no la solicitud de un aspirante o candidato inscrito a un programa académico mediante la revisión y verificación de los documentos presentados por el aspirante.

Asesor Académico: Persona que brinda asesoría profesional a los aspirantes y estudiantes del IEP, con el fin de generar admisiones efectivas y cumplir con los objetivos de ingresos fijados por la Institución.

• CRM: (Customer Relationship Management) Gestión de Relaciones con los clientes. Herramienta que brinda soporte por todos los canales, telefónico, email, web, basado en un completo sistema para el correcto seguimiento de incidencias y cambios, registro de las soluciones y tiempo consumido.

• Estados CRM: Son las diferentes etapas en las que ha pasado o se encuentra actualmente el aspirante y/o estudiante dentro de la herramienta CRM con la cual se permite realizar seguimiento y control al mismo.

Formas de Pago: Alternativas de pago disponibles por la Institución (electrónicas o físicas) con que cuenta el estudiante para dar cumplimiento de sus obligaciones financieras.

• Homologación: Es el acto mediante el cual la Institución verifica y aprueba contenidos, cursos, Asignaturas, competencias y/o créditos aprobados por el interesado en Instituciones de Educación Media, de educación para el trabajo y el desarrollo humano, o de educación superior, bajo las previsiones y limitaciones de ley o contenidas en disposiciones reglamentarias en relación con el Plan de Estudios del Programa Académico al cual se aspira a ingresar.

• Inscripción: Proceso mediante el cual el aspirante o candidato formaliza su solicitud de admisión a un programa académico del Instituto Europeo de Posgrado, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.

• Reglamento Estudiantil: Documento por medio del cual se regula las relaciones de los estudiantes de la institución, de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales y los estatutos de la institución de educación superior, su misión y proyecto educativo. Conforma los requisitos, los deberes y los derechos académicos y financieros que tienen los estudiantes y la Institución.

PROCEDIMIENTO:

1- Validar CRM y realizar primera llamada.

Responsable: Asesor comercial

Validar y llamar en CRM los registros clasificados en primera llamada:

Verificar que el SDI cumpla con los requisitos de ingreso según el programa al que aspire. Si no cumple los requisitos se tipifica como no apto (NA) en el CRM. Brinda información al SDI sobre el Instituto Europeo de Posgrado, del programa, descripción del proceso de admisión y documentación requerida, perfil ocupacional, plan de estudios, metodología, medios de pago, entre otras. Informar las becas y convenios de financiación con cajas de compensación familiar y empresas según sea el caso indicando la vigencia de las mismas. Si el SDI muestra intereses se debe confirmar una fecha de pago, informar los medios de pago y agendar fecha de segunda llamada. Informar los documentos que debe entregar ya sea como nuevo o como homologación y los canales por los cuales puede realizar el envío de estos. El asesor revisa la viabilidad de diligenciar el formulario de inscripción en la primera llamada o en la segunda de preferencia se debe diligenciar cuando el SDI se encuentra en estado PP

Para las solicitudes de homologación: se deben solicitar los siguientes documentos al aspirante:

• Diploma de institución de origen

• Resumen de notas de la malla curricular

• Contenido programático

La documentación para la homologación se carga a CRM en estado CT Pendiente Estudio de Homologación, para que registro y control lo analice. Registro y control tramitará la solicitud de homologación y cuando pase a estado CT Homologado aprobado en el CRM, admisiones debe tramitar la firma del acta de homologación por parte del estudiante. Se genera un acta de homologación y reconocimiento de créditos cada inicio de convocatoria.

2- Tipificación de llamada Responsable: Asesor comercial Actualiza el estado del aspirante en la base de CRM según su interés y el cumplimiento de requisitos.

3- Solicitar activación de pago. Responsable: Asesor comercial Para los aspirantes o SDI que muestren interés y confirmen una fecha de pago, se solicita al Back Office de BI la activación de pago de la inscripción por alguno de los medios autorizados por la institución. Adicionalmente, se debe generar el calendario de pagos y se tipifica como PP (Pendiente de Pago) en la base de CRM. Una vez el back office active el pago solicitado lo remite al asesor para que gestione y envíe la información correspondiente al aspirante.

4- Realizar llamada agendada. Responsable: Asesor comercial Confirmar recepción de documentos o solicitar el envío de los documentos y del soporte de pago. El asesor valida el pago realizado por el aspirante y procede a cambiar el estado en CRM Si los documentos están incompletos o no se ha realizado el pago, se programa nueva llamada.

5- Verificar documentos. Responsable: Back Office Revisar la documentación entregada por el aspirante, cedula, diploma, etc, y se cambiará el estado del SDI a Admitido. De no estar completa o correcta se genera una alerta en el CRM para que el asesor comercial valide la documentación.

6- Notificación al aspirante. Responsable: Asesor comercial Una vez validada la documentación completa, el pago, el cargue de documentos y la actualización de datos, se realiza llamada al aspirante para indicarle que su proceso de admisión a concluido correctamente.

MATRÍCULA

OBJETIVO Y ALCANCE: Revisión y matricula de los aspirantes que entregaron la documentación.

Inicia con el descargue de la base del CRM de SDI en estado PI – en proceso de inscripción y finaliza con los cambios de estado a matriculados.

Aplica para programas Máster y MBA.

Responsable: Coordinador de Admisiones

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil Términos y definiciones

PROCEDIMIENTO:

1- Revisión de Base alumnos admitidos: Responsable: coordinador de admisión y matrículas

1.1 Se procede a descargar de CRM la base de SDI en estado (PI) En Proceso de Inscripción.

1.2 Se revisa cada uno de los SDI que se encuentran en la base de descarga y se descargan todos los documentos del SDI.

1.3 Se valida que la documentación se encuentre cargada en su totalidad en el espacio de documentación requerida, y que esta sea correcta y se revisa los datos personales del alumno

1.4 Se revisa el formulario de inscripción.

1.5 Se revisa que el estudiante tenga el soporte de pago que corresponda a el valor de la inscripción.

2. Transición de estados: Responsable: Analista BI Se procede a cambiar de estado al SDI en CRM de Admitidos a Matriculados. El sistema automáticamente cambia de estado al SDI en CRM de Matriculado a Cursando Formación

RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS

OBJETIVO Y ALCANCE: Elaborar documento de homologación para informar al aspirante la cantidad de asignaturas homologadas de programas cursados en otras Instituciones.

Aplica para estudiante en proceso de admisión. (Contactado en trámite homologado en estudio)

Responsable: Dirección Académica

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

Términos y definiciones:

Homologación interna: Proceso de homologación y reconocimiento de créditos de un alumno que ha cursado un programa formativo su institución de origen es el Instituto Europeo de Posgrado y solicita homologación y reconocimiento de créditos para cursar un nuevo programa en la misma Institución, Institución de destino; Instituto Europeo de Posgrado.

Homologación Externa: Proceso de homologación y reconocimiento de créditos de un alumno que ha cursado un programa fuera de la institución, Institución de Origen y solicita homologación y reconocimiento de créditos para cursar un nuevo programa en el IEP, Institución de destino: Instituto Europeo de Posgrado.

PROCEDIMIENTO:

1- Notificación de homologación.

Responsables: Asesor comercial-Director de admisiones. El asesor académico recibe la solicitud del alumno para la homologación de asignaturas y reconocimiento de créditos. Se encarga de obtener la información relativa a:

- Titulación del programa formativo de origen

- Documento de notas

- Contenido programático del programa de origen.

El asesor comercial informa al director de admisión quien, tras verificar la información, realiza apertura la solicitud de homologación ante la dirección académica.

2- Análisis de viabilidad de la homologación.

Responsable: Dirección Académica. La dirección académica recibe la solicitud de homologación abierta por la dirección de admisiones. Se distinguen 2 tipos de homologación:

Homologación Interna:

Responsable: Dirección Académica-Departamento Académico.

A través del CRM, se busca al alumno, se comprueba que está en estado Finalizado Master o Egresado. Se procede a la descarga de su expediente de notas. Se analiza la convalidación de materias estudiando la equivalencia de materias entre mallas. Se procede a la homologación de la materia si el alumno cumple con los requisitos de superación y nota mínima de la asignatura. Se elabora un documento de homologación y reconocimiento de créditos.

• Homologación Externa:

Responsable: Dirección Académica-Departamento Académico. El responsable comercial se encarga de la recepción de la documentación anteriormente citada. El director de admisiones abre la solicitud de homologación. La dirección y el departamento académicos revisan y analizan la documentación enviada. Se procede al estudio de los contenidos programáticos, objetivos, competencias perfil del egresado, etc,. para verificar que los contenidos estudiados en ambas materias son convalidables. Se procede a la homologación de la materia si el alumno cumple con los requisitos de superación y nota mínima de la asignatura. Se elabora un documento de homologación y reconocimiento de créditos. En este proceso se genera el acta de homologación y reconocimiento de créditos y se firman las homologaciones que finalmente quedarán aprobadas.

3- Gestión de notas y homologación.

Responsable: Dirección de admisiones y Coordinador académico Tras la firma y aprobación de reconocimientos en el acta de homologaciones la dirección académica notifica al director de admisiones la aprobación, quien procede a cargar la documentación en la SDI del alumno de CRM y se notifica al departamento financiero. El departamento financiero informa sobre el pago de reserva de plaza al director de admisiones y a la dirección académica. El coordinador académico procede realizar el proceso de homologación y notas en el SRM (plataforma de gestión académica) del alumno.

4- Calendario especial:

Responsable de mentores académicos. El responsable de mentoría elabora un calendario especial (si procede) y se notifica al alumno en el proceso de bienvenida e inducción.

GESTIÓN DE EXPEDIENTES

OBJETIVO Y ALCANCE:

El propósito de este proceso en la de controlar y gestionar los expedientes académicos de los alumnos desde que inician el primer contacto con la institución hasta su finalización a través de un proceso de maduración de la SDI (número de expediente de alumno) que se realiza en CRM, de acuerdo con las reglas de tramitación establecidas.

Responsable: Responsables de equipo de todas las áreas funcionales de la institución

PROCEDIMIENTO:

El IEP tiene desarrollado un proceso automatizado de gestión de expedientes académicos que recoge el conjunto de datos personales y académicos en el que se refleja la trayectoria del alumno/a en el plan de estudios correspondiente. El proceso de gestión de expedientes tiene dos estados principales:

  • Abierto: cuando el alumno se encuentra cursando el programa formativo en la plataforma de formación. En este es posible incorporar datos académicos.
  • Cerrado: cuando el alumno ha finalizado su programa formativo o ha abandonado el programa. Este expediente se migra al gestor documental del alumno en el CRM y ya no es posible incorporar datos académicos.

1- Apertura de SDI. La institución tiene desarrollado diversos canales de comunicación a través de los cuales los alumnos pueden solicitar información de los programas formativos. Automáticamente cuando un alumno solicita información se genera una SDI en CRM con los datos cumplimentados por el alumno.

2- Revisión de las solicitudes de información. Los responsables de los diferentes equipos revisan las solicitudes recibidas y a través de un proceso de clasificación en función de las áreas y los programas demandados se asignan las SDI a los equipos comerciales.

3- Proceso de información. Los asesores comerciales a través de CRM contactan con los interesados. Si el alumno potencial está interesado en cursar el programa se inicia su proceso de admisión. Si el alumno potencial no está interesado se procede a su cierre de SDI tras contacto.

4- A continuación, se inicia el proceso de admisión y matriculación. Se madura la SDI hacia los estados de CRM correspondientes. En este punto se recopila toda la documentación que el alumno debe portar y se sube a su SDI (expediente) en CRM.

5- Estados activos. Una vez el alumno ha pagado la reserva de plaza estado controlado por el departamento financiero, el alumno pasa a estado matriculado. En este punto el alumno tiene acceso a la plataforma puesto que el sistema CRM integrado con el SRM de la plataforma formativa, vuelca de forma automática al alumno en su programa y convocatoria. A su vez de forma automática se envía un correo con los datos de acceso del alumno a la plataforma virtual con otra información de interés para el alumno. Una vez inicia la convocatoria, de forma automática el alumno pasa al estado de Cursando Mater.

6- El SRM sincronizado con el CRM registra toda la actividad del alumno a través del log de actividad y envía con cada cron de sincronización la información al CRM que se guarda en su expediente de alumno. De esta forma se realiza un doble proceso de registro de información en el expediente del alumno.

7- El expediente se cierra cuando el alumno llega a los estados de:

  • Egresado
  • Baja
  • Abandono

Los expedientes podrán reabrirse si el programa sigue vigente cuando el alumno decida continuar sus estudios para obtener la titulación. La reapertura implica un análisis del expediente del estudiante y revisión de los créditos superados.

CERTIFICADOS ACADÉMICOS

OBJETIVO Y ALCANCE: Generar certificados de estudios, notas, y/o cartas de recomendación según solicitud del estudiante. Aplica para estudiante activos (Cursando formación) o estudiante que tuvieron un programa activo con la Institución.

Responsable: Coordinador de gestión de títulos Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

PROCEDIMIENTO

1- Recepción de la solicitud:

Responsable: Servicio al estudiante y servicio de títulos

Todo estudiante que desee realizar solicitud de constancias y/o certificados debe realizar el pago correspondiente, por lo tanto, se realiza el siguiente proceso:

  • Se recibe solicitud por parte del estudiante al buzón servicio al estudiante con el requerimiento.
  • Servicio al estudiante informa al departamento financiero – área de servicio de títulos y certificados quien procede a enviar al alumno de los modelos existentes (electrónico, físico y físico con apostilla) y su respectivo coste.
  • Una vez que el alumno confirma el modelo y método de pago que desea, se procede a suministrarle las instrucciones de abono.
  • Si no ha relacionado el pago se da respuesta según la plantilla establecida en el Documento de trabajo, indicando paso a paso para la solicitud y el costo de este. Si por el contrario el estudiante anexo el soporte de pago indicado el certificado solicitado (Certificado de estudios, notas, etc., se procede con la elaboración de este.

2- Generación del certificado.

Responsable: Dirección académica.

  • Tras la recepción del abono, se notifica al Área Académica el listado de alumnos que han abonado un certificado académico (especificando siempre el modelo).
  • El área académica procede con la revisión de lo solicitado, genera el certificado y lo firma.
  • Cando un alumno solicita un certificado académico se procede a informarle de los modelos existentes (electrónico, físico y físico con apostilla) y su respectivo coste.
  • Cuando el certificado está emitido, se procede al envío. Si es en físico se consulta al alumno el método de envío que prefiere (por Correos España o bien por mensajería privada).
  • Finalmente se adjunta dicho certificado en formato digital en CRM, en la SDI que le corresponda al alumno.


EXPEDICIÓN DE TÍTULOS

OBJETIVO Y ALCANCE:

Otorgar el título académico correspondiente para los estudiantes de los programas formativos que ofrece la institución y que cumplen con los requisitos.

Aplica para estudiante activos (Cursando formación) o estudiante que tuvieron un programa activo con la Institución.

Responsable: Dirección académica/Responsable del área servicio de títulos.

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PROCEDIMIENTO

1- Recepción de solicitudes de inscripción al TFM.

Responsable: mentores académicos.

El proceso de titulación se inicia con la superación del proyecto fin de programa. El estudiante realiza la solicitud por medio de servicioalestudiante@iep.edu.es para iniciar el proceso de grada, es decir para iniciar el trabajo final de máster.

  • Si solicita información se procede con el envió de la plantilla establecida para proceso de trabajo fin de máster.
  • Una vez aclarada la información su mentor asignado revisa todos los requisitos de grado para el inicio del trabajo fin de máster. Si el alumno cumple con los requisitos correspondientes: Cumplimiento de la superación del expediente académico, Haber abonado el programa por completo y estar al día de sus obligaciones financieras.
  • El mentor académico procede a su inscripción. Una vez finalice la fecha de las convocatorias para inscripción en el trabajo fin de máster, se procede a realizar la descarga de una base de datos de los estudiantes que diligenciaron su interés en iniciar el trabajo fin de máter.

2- Notificación al área académica.

Responsable. Dirección académica- coordinador académico.

Coordinación de mentoría envía el informe de inscripciones a la dirección académica quien procede a realizar una segunda comprobación del cumplimiento de los requisitos de grado para el inicio de y acepta las solicitudes o las desestima si algún requisito no fuera adecuado.

La dirección académica informa:

  • Al coordinador académicos sobre las matriculaciones de alumnos en su TFM para la asignación docente.
  • Director del departamento de tecnología para proceder a su habilitación de la plataforma.

3- Finalización de trabajo fin de Máster

El docente asignado para la tutorización de trabajo fin de máster debe emitir un informe favorable sobre el progreso y desarrollo del trabajo del alumno. Se reúne la comisión evaluadora para la revisión y calificación de los trabajos entregados. Esto da lugar al acta de Dirección. Comisión evaluadora de Trabajos fin de Máster.

4- Finalizado Mater. El presidente de la comisión evaluadora envía un informe de notificación al área académica para que proceda a cargar las notas favorables en el expediente de alumno y se procede con la finalización de su programa en CRM cambiando al alumno su estado de SDI de Pendiente trabajo de grado a Finalizado Máster. Automáticamente al alumno le llega una notificación indicándole la finalización del programa y los canales de comunicación para la gestión de su titulación

5- Notificación de finalizados.

Responsable: Dirección Académica-Servicio de títulos

El área Académica revisa en cada finalización de convocatoria el estado de cumplimiento de los expedientes académicos de los alumnos. Aquellos que cumplan con los requisitos necesarios para la superación del programa formativo pasan a estado finalizado máster y se notifica su finalización al área de Gestión de títulos, quien procede a registrar qué alumnos finalizan. El responsable del área de servicio de títulos inicia el proceso de emisión del título, el plazo es de 2 meses desde la finalización del programa. Se procede al envío a imprenta de los títulos que deben ser emitidos. Una vez impresos, son firmados por el Director General. A continuación, el departamento de servicio de títulos contacta con los alumnos a través de correo electrónico para coordinar los asuntos de la apostilla y envío físico. Si los alumnos desean la apostilla, se les proporcionan las instrucciones de pago. En caso de que no deseen la apostilla, se procede a realizar el envío.

ORIENTACIÓN PROFESIONAL

OBJETIVO Y ALCANCE: En el ámbito de acompañamiento laboral, cumpliendo con los criterios de equidad, accesibilidad, permanencia y cobertura de Bienestar Universitario en la institución y especialmente para contribuir con la permanecía de los estudiantes, se busca promover competencias relacionadas con el autoconocimiento, la capacidad de relacionarse y comunicarse asertivamente con los demás y el entorno y con el área de Orientación Laboral, la cual es un espacio para brindar herramientas que facilite la ubicación laboral de los estudiantes y egresados. Cabe señalar que sigue siendo un proceso individual y grupal, en donde se evalúan las capacidades de cada estudiante y que, a pesar de tener un acompañamiento de los tutores, dichas habilidades deben estar en una continua exploración, la cual puede ser guiada con ayuda de este protocolo. El objetivo es orientar procesos de carácter laboral en temáticas como lo son realizar una adecuada hoja de vida y entrenamiento de habilidades específicas como comunicación asertiva, manejo del estrés, solución de conflicto entre otras.

Responsable: director de bienestar institucional

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PROCEDIMIENTOS: Para el óptimo desarrollo de las sesiones se elaboraron una serie de documentos sustentados en las normas vigentes, los cuales estarán en la base de datos de cada estudiante, estos documentos se explicarán a continuación:

  • Consentimiento informado (Anexo 1) El Consentimiento Informado (CI) busca informar al estudiante del servicio que se va a prestar, quién es la persona que lo atenderá, las leyes que soportan la atención, asimismo clarificar que, la información obtenida en las pruebas y/o entrevistas será confidencial, así como también que su participación es voluntaria y cuenta con la disposición para asumir las tareas asignadas en cada sesión. Este formato se enviará al estudiante vía e-mail el mismo día en el que sea asignada la primera cita.
  • Formato de caso (Anexo 2) En este formato se busca registrar toda la información referida a datos sociodemográficos del estudiante, obtenida durante la consulta.
  • Reporte para terceros (Anexo 3) Este formato busca resumir el estado en el que quedó el proceso del consultante, describiendo: datos de identificación, motivo breve de consulta, resumen de procedimientos realizados (# de sesiones) y si se cumplieron los objetivos propuestos.

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD:

1. El estudiante envía la solicitud de atención al correo servicioalestudiante@iep.edu.es o es remitido por algún colaborador de la universidad.

2. La solicitud es recibida y se enlista en un Drive tipo Excel en el nombre de uno de los practicantes a cargo.

3. El practicante realiza el contacto con el estudiante mediante correo institucional, verifican disponibilidad tecnológica y horaria del estudiante, y se concreta una fecha para la atención. Además, se envía el consentimiento informado y se le pide al estudiante que lo firme y envíe antes de la sesión. Si el estudiante no responde por correo se remitirá la información a coordinador de Bienestar y este realizará contacto telefónico.

4. Se realiza la sesión de verificación de cumplimiento de requerimientos técnicos para la realización de la atención 5 minutos antes de empezar la sesión formal.

5. Se realizan las sesiones necesarias

6. Después de cada sesión es diligenciado el documento Formato de caso en la sección de seguimiento para resumir la sesión. Luego este documento y todos los utilizados en sesión se suben repositorio institucional salvaguardando la confidencialidad en la carpeta del practicante asignado y luego en la que tiene el nombre del estudiante, a manera de historia.

7. Finalizada la atención se cambia el estado a Finalizado en el Drive tipo Excel al frente del nombre del estudiante. Además, se llenan las columnas de Número de sesiones asistidas y el de Inasistencias. En caso de ser requerido un informe por un tercero, sea este un docente o una entidad legal, se emitirá el documento Reporte a terceros, intentando ser lo más breve posibles para salvaguardar la confidencialidad

GESTIÓN DE LAS PRÁCTICAS EXTERNAS

OBJETIVO Y ALCANCE: La práctica empresarial le permite a un estudiante aplicar los conocimientos adquiridos, el desarrollo de aptitudes, actitudes y habilidades. Las prácticas buscan integrar al estudiante al sector productivo y se constituyen en un canal de aproximación al ámbito laboral. Este vínculo entre la Institución de Educación Superior, el estudiante y las empresas o instituciones se establece mediante un contrato de aprendizaje. Este contrato es una forma especial del Derecho Laboral que busca facilitar el desarrollo de los aprendizajes adquiridos durante la etapa de formación teórica, de aprendices y estudiantes universitarios, a cambio que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación profesional, metódica y completa en el oficio, actividad u ocupación.

Responsable: director de prácticas externas

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Requisitos de las prácticas externas:

• Ser estudiante matriculado y activo.

• Estar a paz y salvo por todo concepto con la Institución y no presentar antecedentes disciplinarios, incluso durante el desarrollo de su opción.

• Diligenciar el formato de práctica empresarial, de acuerdo con la oferta o convocatoria según el interés del estudiante y enviarlo al correo servicioalestudiante@iep.edu.es para que esta emita la respectiva carta de presentación para la empresa.

• Es responsabilidad directa de los estudiantes interesados en tomar esta modalidad de buscar y gestionar la consecución de los sitios de práctica y de realizar el trámite correspondiente con la empresa hasta lograr la firma del contrato de aprendizaje.

• No haber sido inscrito en la plataforma ni haber tenido contratos de aprendizaje para el mismo nivel o ciclo al cual está aplicando.

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LA MODALIDAD.

El estudiante deberá generar su inscripción a través de su plataforma académica seleccionando la modalidad de su interés. La práctica quedará formalizada con los siguientes puntos:

• El diligenciamiento del formato de práctica empresarial.

• Una copia del contrato de aprendizaje debidamente firmado que el estudiante debe enviar a la institución.

• Solo se podrán inscribir aquellos estudiantes que hayan realizado su preinscripción en los tiempos establecidos por la institución.

• Una vez se apruebe la realización de la práctica empresarial se asignará un docente tutor que tendrá las siguientes funciones:

• Sesión de apertura de la práctica empresarial con el delegado por la empresa para reconocer las funciones que el practicante desarrollará y las condiciones esperadas por parte de la Corporación para el desarrollo de estas.

• Durante la práctica, atención de solicitudes de asesoría que requiera el estudiante para el desarrollo de las funciones asignadas en el lugar de la práctica, deberá realizarlos con el jefe inmediato asignado. No obstante, en caso de que requiera orientación referente a su práctica, podrá validarlo con el docente tutor asignado.

• Sesión de cierre de la práctica empresarial con el delegado por la empresa para diligenciar el formato de evaluación de la práctica y retroalimentación general del proceso.

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN Y RUBRICAS.

La evaluación académica la realizará la empresa a través del delegado asignado a partir del formato entregado por la institución donde queda consignada una valoración cualitativa y cuantitativa del desempeño del practicante. La valoración cuantitativa se realizará en una escala de 1 a 5, donde la nota mínima aprobatoria será de 4.0.

NIVEL DE EVALUACIÓN

Nivel Excelente

• Valoración Cuantitativa: 5

• Valoración Cualitativa: Excelente

• Criterio Evaluado: Cumple de forma excelente el ítem a evaluar.

Nivel sobresaliente

• Valoración Cuantitativa: 4

• Valoración Cualitativa: Sobresaliente

• Criterio Evaluado: Cumple de manera sobresaliente el ítem a evaluar.

Nivel satisfactorio

• Valoración Cuantitativa: 3

• Valoración Cualitativa: Satisfactorio

• Criterio Evaluado: Cumple de manera satisfactoria el ítem a evaluar.

Nivel necesita mejorar

• Valoración Cuantitativa: 2

• Valoración Cualitativa: Necesita mejorar

• Criterio Evaluado: Cumple de forma suficiente el ítem a evaluar sin embargo tiene oportunidades de mejora.

Nivel no satisfactorio

• Valoración Cuantitativa: 1

• Valoración Cualitativa: No Satisfactorio

• Criterio Evaluado: No cumple suficientemente con el ítem a evaluar.

EVALUACIÓN DEL JEFE INMEDIATO

1 Responsabilidad: Se preocupa por los asuntos del cargo. Responde por las consecuencias de sus actos. Demuestra compromiso con las metas de la empresa y de su área de trabajo. Enfatiza lo positivo de su organización. Posee un alto grado de compromiso con el logro de los objetivos de la organización

2 Comunicación: Expresa sus inquietudes en forma constructiva y las comunica a quien corresponde inculcando los valores de la organización para tomar las acciones o correctivos necesarios.

3. Presentación Personal: Su imagen personal representa el nivel institucional requerido de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

4. Relaciones Interpersonales: Se Interesa en establecer y mantener relaciones cordiales de contacto con personas que intervienen en el desarrollo de los procesos con la finalidad de conseguir los objetivos estratégicos de la empresa con un clima laboral apropiado.

5. Trabajo en Equipo: Coopera efectivamente con sus compañeros de trabajo. Ofrece ayuda sin solicitársela y se preocupa por ayudar a conseguir los resultados esperados por el equipo. Trabaja bien con distintos tipos de persona.

6. Adaptación: Se adapta fácilmente a las diferentes situaciones o cambios generados en la empresa y los asume de manera positiva siendo receptivo con los procesos.

7. Puntualidad: Cumple con los horarios establecidos en el trabajo. Llega a la hora programada y entrega trabajos a tiempo, de acuerdo con fechas acordadas y cumple los términos determinados.

8. Conocimiento del trabajo: Entiende las funciones y responsabilidades del puesto. Posee los conocimientos y habilidades para desarrollar el cargo y sus funciones adecuadamente.

9. Planificación y resolución: Trabaja de forma organizada. Requiere una supervisión mínima. Identifica problemas. Reacciona rápidamente ante las dificultades.

10. Productividad: Consigue los objetivos de acuerdo con los indicadores de gestión establecidos y en el tiempo requerido en el proceso.

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE SOPORTES

El jefe Inmediato o Rubrica de Calificación Final Los estudiantes: o Formato Práctica Empresarial o Contrato de Aprendizaje o Evidencia del Registro en la Plataforma de Aprendizaje o Carta de Presentación para la Empresa

GESTIÓN DE LA BOLSA DE EMPLEO

OBJETIVO Y ALCANCE: Contribuir a la vinculación laboral de estudiantes y egresados de los diferentes programas de formación de la institución. Abarca la planeación, implementación y evaluación de actividades de registro, orientación, preselección y remisión de estudiantes y egresados a través del portal de empleo y estrategias del centro de empleabilidad y apoyo académico de Bienestar Institucional.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados

Documentos Relacionados: Reglamento Bolsa de Empleo

PROCEDIMIENTO:

N1: Envío a oferentes y demandantes de información para el registro en Portal de Empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: A solicitud de demandantes, se informa por correo electrónico la ubicación y proceso de inscripción en el Portal de Empleo. Enviar a estudiantes nuevos por correo electrónico, la información de inscripción al Portal de Empleo.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº2: Promoción de la inscripción de estudiantes y egresados en el portal de empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Promover la inscripción de estudiantes y egresados en el portal de empleo a través de correo electrónico.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº3: Socialización de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Socialización de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico a estudiantes y egresados a través de correo electrónico y redes sociales.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº4: Reporte de la participación de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Reporte de la participación de estudiantes y egresados beneficiados por las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico en el informe de Actividades de Bienestar de manera semestral.

Herramienta, formato documento, registro: FOR-058 Reporte de Actividades de Bienestar.

Nº5: Reporte mensual a Servicio Público de Empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Reporte mensual de procesos de inscripción, orientación y remisión a Servicio Público de Empleo a través del portal definido por la entidad.

Herramienta, formato documento, registro: Portal de Servicio Público de Empleo.

ACTAS ACADÉMICAS

OBJETIVO Y ALCANCE:

Las asignaturas que componen los programas formativos, acorde a la metodología de la institución se componen de una parte de evaluación continua y una parte de evaluación final. El sistema de gestión está desarrollado de manera que con cada log de actividad se registra en el expediente del alumno la nota progresiva que va alcanzando el alumno a medida que cursa la materia. Tras finalizar la asignatura automáticamente al alumno se le refleja la nota obtenida en dicha materia. Por este motivo no se realizan actas académicas por asignatura si no que se realizan actas académicas por convocatoria, a la finalización de la misma. Se confeccionará un acta académica por cada cierre de convocatoria del programa de formación donde se reflejará cada una de las asignaturas cursadas y convocatoria en la que han de figurar todos los estudiantes matriculados. En esta se refleja la calificación final del estudiante de las asignaturas y de la convocatoria. Esta calificación será provisional mientras no se produzca su cierre (primero por parte del profesor, tras las revisiones, y luego por parte de la dirección académica) y pase a ser ya definitiva.

PROCEDIMIENTO:

Para formar el acta académica se exportan los expedientes de alumnos, desde la plataforma de estudio desde el área de informes. Informe de Expediente de alumno. Las actas serán firmadas, en los plazos que establezca el calendario académico, el director del programa, la dirección académica y la dirección del centro. Cada ejemplar de acta oficial habrá de contener en su primera hoja los siguientes elementos:

  • a. Curso académico.
  • b. Convocatoria.
  • c. Listado de las asignaturas que forman la malla curricular.
  • d. Códigos de las asignaturas.
  • g. Titulación.
  • h. Plan de Estudios.
  • j. Centro.
  • k. responsable del Acta.
  • l. DNI profesor responsable

El Acta contendrá, además, los siguientes datos:

  • a) La fecha y la firma electrónica reconocida responsable del acta académica.
  • b) Un resumen del Acta que habrá de expresar el número de alumnos/as que comprenda, el número y porcentaje de matrículas de honor, sobresalientes, notables, aprobados, suspensos y no presentados que hayan resultado. Este resumen no será de aplicación en el caso de Actas individuales.
  • c) Las diligencias que correspondan en su caso con las firmas requeridas

TIEMPOS El tiempo máximo para para la emisión de actas se establece en 1 mes. El tiempo medio para la emisión d e actas se establece en 15 días. El tiempo máximo para la firma de actas no debe superar los 20 días. El tiempo medio para la firma de actas se establece en 15 días.

EXPEDICIÓN DE SUPLEMENTO AL TÍTULO Y FORMACIÓN CONTINUA

OBJETIVO Y ALCANCE: Otorgar el título académico correspondiente para los estudiantes de Posgrado que cumplen con los requisitos.

Aplica para estudiante activos en estado de Programa Finalizado que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil.

Responsable: Dirección Académica y Departamento de Títulos del IEP

Documentos Relacionados: Reglamento estudiantil, y Excel Verificación Graduandos.

PROCEDIMIENTO

El estudiante realiza la solicitud por medio de servicioalestudiante@iep.edu.co para aplicar al proceso de grado por medio de servicio al estudiante.

  • Si solicita información se procede con el envío de la plantilla establecida para proceso de grado del documento de trabajo Plantillas de Servicio Ajustadas (Manual de Uso en Plataforma).
  • Si, por el contrario, el estudiante anexa la documentación, se aclara que dichos documentos debe anexarlos por medio de la plataforma académica según el paso a paso registrado en las Faqs en plataforma. -

El estudiante recibe un mail del Dpto. de Gestión de Títulos; titulos@iep.edu.es, donde se le explica que ya ha culminado el 100% de su malla académica y que pasa a proceso de titulación. El Departamento Académico, a partir del Informe Expediente, le cambia el estado en el CRM desde ACF a PF (Programa Finalizado).

El dpto. de Gestión de Títulos solicita al estudiante que, en su plataforma de estudio, ingrese al módulo, Proceso de Inscripción a Proceso de Grado, donde debe confirmar sus datos (nombre, apellidos, cédula o número de identidad y dirección). El estudiante cuenta en su plataforma académica con un enlace Inscripción para proceso de grado y desde allí debe realizar todo el proceso dentro de las fechas establecidas en Lineamientos para proceso de grado 20**: 1. Los pasos que debe realizar son:

1. Ingresar al módulo de Inscripción proceso de grado.

2. Hacer clic en Inscríbete.

3. Allí debe realizar la actualización de datos en “Registra sus Datos” y anexar la documentación requerida.

Una vez finalice la fecha de las convocatorias para recepción de documentos de proceso de grado, se procede a realizar la descarga de una base de datos de los estudiantes que diligenciaron el formulario y carpetas donde cargaron los documentos mediante la plataforma, este proceso se realiza de la siguiente manera:

  • Se debe descargar la base de datos de los estudiantes que aplicaron para grados lo cual se recopila mediante un formulario publicado en la plataforma y se descarga de la siguiente forma:
  • Desde el aplicativo SRM se realiza la búsqueda del módulo de “Inscripción Proceso de Título”.
  • Hacer clic en encuestas.
  • Allí se puede evidenciar la cantidad de estudiantes que diligenciaron la encuesta para proceso de grado.
  • Ingresar y se hacer clic a la pestaña Análisis y descargar el formato Excel con la Base de datos de los estudiantes que diligenciaron la información para aplicar a proceso de grado.

Se debe organizar la base de datos descargada anteriormente, para ello se realiza una base general en la cual se relacionando los requisitos solicitados para grado, y debe realizarse una base por convocatoria de grado - Verificación Graduandos consignada en el SharePoint INTRANET inicio (sharepoint.com). Una vez se cargue la información en la Base de datos Final - Verificación Graduandos INTRANET inicio (sharepoint.com) se procede a realizar la descarga de la documentación cargada en la plataforma por los estudiantes de la siguiente forma:

  • Desde el aplicativo SRM se realiza la búsqueda del módulo de “Inscripción Proceso de Título”.
  • Ingresar y hacer clic en Tareas.
  • Allí se evidencian los enlaces de los documentos solicitados y la cantidad de estudiantes que cargaron documentos por ítems.
  • Se debe realizar la descarga en el ítem de documentación necesaria.
  • Ver todos los envíos.
  • Descargar todas las entregas, lo cual genera un documento de Zip. Se realiza la revisión uno a uno de los documentos de cada estudiante y se diligencia el formato Excel - Verificación Graduandos INTRANET inicio (sharepoint.com) donde se debe indicar si se cumple o no con lo solicitado de cada ítem
  • Verificar y corregir datos del estudiante nombres, apellidos, número de documento y ciudad de expedición del documento vs. documento de identificación.
  • Validar y corregir programa académico del cual es estudiante se va a graduar según lo registrado en el CRM y anexar estado e índice registrado ( https://crm-iep.com/)
  • Respecto a la nota de trabajo de master, se solicita a dicha área el consolidado de las notas registradas, realizando un cruce y comprobación de la nota aprobatoria:
  • Si el estudiante no registra en la base de TM, se procede con el envió de un correo a dicha área para la respectiva validación y confirmación de aprobación.
  • En caso de que el área de TG, confirme la no aprobación de TM, se procede con la NO APROBACIÓN para grado, situación de que notifica al estudiante por medio de servicio al estudiante y por comunicación de CRM. o Para la validación financiera (paz y salvo) se remite un correo a la coordinación financiera, con la base de los estudiantes registrados para proceso de grado, dicha área procede a confirmar paz y salvo y/o mora registrada por los estudiantes:
  • Si el estudiante registra con una mora, se confirma por medio de servicio al estudiante, solicitando el respectivo soporte de pago y/o la cancelación de la mora, otorgando un plazo máximo para el pago.
  • Si el estudiante realiza el respectivo pago y/o comprueba paz y salvo, se solicita una segunda validación con el área de BI, y se procede con la respectiva aprobación de grado.
  • Si, por el contrario, no se recibe pago del estudiante en mora se procede se procede con la NO APROBACIÓN para grado, situación de que notifica al estudiante por medio de servicio al estudiante, SRM y por comunicación de CRM. Nota: Si el estudiante tiene pendiente el envío de algún documento, se otorga un plazo máximo para la entrega de este, una vez realice la entrega se procede con la siguiente validación, en caso de no entregar la documentación faltante se procede con la NO APROBACIÓN para grado, situación que se notifica al estudiante por medio de servicio al estudiante, SRM y por comunicación de CRM. Posterior a la validación de la documentación, se realiza la validación académica y elaboración de certificado de notas: o Se realiza la descarga de expedientes masiva de los estudiantes que cumplen con la documentación solicitada, para verificar que todos los estudiantes que aplicaron a proceso de grado aprobaron la totalidad su plan de estudios.
  • Una vez validado el cumplimiento del 100% en el plan de estudios, se relacionado el promedio acumulado del programa y se realiza la impresión de los certificados de notas por estudiante. Nota: Cada certificado de notas, debe quedar consignado en la carpeta de cada estudiante y en la hoja de vida del estudiante en CRM. Nota: Si el estudiante tiene pendiente alguna asignatura de su plan de estudios, se procede con la NO APROBACIÓN para grado, situación de que notifica al estudiante por medio de servicio al estudiante, SRM y por comunicación de CRM. o Al finalizar la validación de documentación, estado financiero, académico y trabajo de grado, se procede con la confirmación formal de aprobación o no aprobación del proceso de grado:
  • Se califica por medio de SRM la entrega de la documentación, ingresando al enlace de Inscripción a proceso de grado, tareas y documentación necesaria y ver todos los envíos.
  • Si el estudiante cumple con todos los requisitos se deja como correcto y se relaciona la observación de aprobación con indicaciones generales del grado.
  • En caso de no cumplir con los requisitos se deja registrado como incorrecto, informando al estudiante el motivo de la no aprobación e indicando las próximas fechas para la aplicación.
  • Se procede con el envío de correo electrónico (servicio al estudiante) y CRM: * Soporte servicio al estudiante *Soporte CRM
  • Una vez se cuente con la base final de los estudiantes aprobados para proceso de grado, se procede:
  • Elaboración del anexo con los estudiantes para proceso de grado y posterior aprobación del consejo académico.
  • Envio de listado a la Dirección Académica, Bienestar y Egresados, y Dirección Docencia. o Impresión de actas de grado.
  • Solicitud de Impresión Diplomas. Desde al área de Gestión de Títulos se realiza comunicación a cada uno de los estudiantes aprobados para proceso de grado, con el fin de verificar datos, programa, asistencia a grado y datos de correspondencia.
  • Posteriormente se procede con el envió de los Diplomas. Una vez culminados el proceso, se realiza el cambio de estado a Egresado.


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