OBJETIVO Y ALCANCE: Revisión y matricula de los aspirantes que entregaron la documentación.

Inicia con el descargue de la base del CRM de SDI en estado PI – en proceso de inscripción y finaliza con los cambios de estado a matriculados.

Aplica para programas Máster y MBA.

Responsable: Coordinador de Admisiones

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil Términos y definiciones

PROCEDIMIENTO:

1- Revisión de Base alumnos admitidos: Responsable: coordinador de admisión y matrículas

1.1 Se procede a descargar de CRM la base de SDI en estado (PI) En Proceso de Inscripción.

1.2 Se revisa cada uno de los SDI que se encuentran en la base de descarga y se descargan todos los documentos del SDI.

1.3 Se valida que la documentación se encuentre cargada en su totalidad en el espacio de documentación requerida, y que esta sea correcta y se revisa los datos personales del alumno

1.4 Se revisa el formulario de inscripción.

1.5 Se revisa que el estudiante tenga el soporte de pago que corresponda a el valor de la inscripción.

2. Transición de estados: Responsable: Analista BI Se procede a cambiar de estado al SDI en CRM de Admitidos a Matriculados. El sistema automáticamente cambia de estado al SDI en CRM de Matriculado a Cursando Formación

OBJETIVO Y ALCANCE: Elaborar documento de homologación para informar al aspirante la cantidad de asignaturas homologadas de programas cursados en otras Instituciones.

Aplica para estudiante en proceso de admisión. (Contactado en trámite homologado en estudio)

Responsable: Dirección Académica

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

Términos y definiciones:

Homologación interna: Proceso de homologación y reconocimiento de créditos de un alumno que ha cursado un programa formativo su institución de origen es el Instituto Europeo de Posgrado y solicita homologación y reconocimiento de créditos para cursar un nuevo programa en la misma Institución, Institución de destino; Instituto Europeo de Posgrado.

Homologación Externa: Proceso de homologación y reconocimiento de créditos de un alumno que ha cursado un programa fuera de la institución, Institución de Origen y solicita homologación y reconocimiento de créditos para cursar un nuevo programa en el IEP, Institución de destino: Instituto Europeo de Posgrado.

PROCEDIMIENTO:

1- Notificación de homologación.

Responsables: Asesor comercial-Director de admisiones. El asesor académico recibe la solicitud del alumno para la homologación de asignaturas y reconocimiento de créditos. Se encarga de obtener la información relativa a:

- Titulación del programa formativo de origen

- Documento de notas

- Contenido programático del programa de origen.

El asesor comercial informa al director de admisión quien, tras verificar la información, realiza apertura la solicitud de homologación ante la dirección académica.

2- Análisis de viabilidad de la homologación.

Responsable: Dirección Académica. La dirección académica recibe la solicitud de homologación abierta por la dirección de admisiones. Se distinguen 2 tipos de homologación:

• Homologación Interna:

Responsable: Dirección Académica-Departamento Académico.

A través del CRM, se busca al alumno, se comprueba que está en estado Finalizado Master o Egresado. Se procede a la descarga de su expediente de notas. Se analiza la convalidación de materias estudiando la equivalencia de materias entre mallas. Se procede a la homologación de la materia si el alumno cumple con los requisitos de superación y nota mínima de la asignatura. Se elabora un documento de homologación y reconocimiento de créditos.

• Homologación Externa:

Responsable: Dirección Académica-Departamento Académico. El responsable comercial se encarga de la recepción de la documentación anteriormente citada. El director de admisiones abre la solicitud de homologación. La dirección y el departamento académicos revisan y analizan la documentación enviada. Se procede al estudio de los contenidos programáticos, objetivos, competencias perfil del egresado, etc,. para verificar que los contenidos estudiados en ambas materias son convalidables. Se procede a la homologación de la materia si el alumno cumple con los requisitos de superación y nota mínima de la asignatura. Se elabora un documento de homologación y reconocimiento de créditos. En este proceso se genera el acta de homologación y reconocimiento de créditos y se firman las homologaciones que finalmente quedarán aprobadas.

3- Gestión de notas y homologación.

Responsable: Dirección de admisiones y Coordinador académico Tras la firma y aprobación de reconocimientos en el acta de homologaciones la dirección académica notifica al director de admisiones la aprobación, quien procede a cargar la documentación en la SDI del alumno de CRM y se notifica al departamento financiero. El departamento financiero informa sobre el pago de reserva de plaza al director de admisiones y a la dirección académica. El coordinador académico procede realizar el proceso de homologación y notas en el SRM (plataforma de gestión académica) del alumno.

4- Calendario especial:

Responsable de mentores académicos. El responsable de mentoría elabora un calendario especial (si procede) y se notifica al alumno en el proceso de bienvenida e inducción.

OBJETIVO Y ALCANCE:

El propósito de este proceso en la de controlar y gestionar los expedientes académicos de los alumnos desde que inician el primer contacto con la institución hasta su finalización a través de un proceso de maduración de la SDI (número de expediente de alumno) que se realiza en CRM, de acuerdo con las reglas de tramitación establecidas.

Responsable: Responsables de equipo de todas las áreas funcionales de la institución

PROCEDIMIENTO:

El IEP tiene desarrollado un proceso automatizado de gestión de expedientes académicos que recoge el conjunto de datos personales y académicos en el que se refleja la trayectoria del alumno/a en el plan de estudios correspondiente. El proceso de gestión de expedientes tiene dos estados principales:

• Abierto: cuando el alumno se encuentra cursando el programa formativo en la plataforma de formación. En este es posible incorporar datos académicos.
• Cerrado: cuando el alumno ha finalizado su programa formativo o ha abandonado el programa. Este expediente se migra al gestor documental del alumno en el CRM y ya no es posible incorporar datos académicos.

1- Apertura de SDI. La institución tiene desarrollado diversos canales de comunicación a través de los cuales los alumnos pueden solicitar información de los programas formativos. Automáticamente cuando un alumno solicita información se genera una SDI en CRM con los datos cumplimentados por el alumno.

2- Revisión de las solicitudes de información. Los responsables de los diferentes equipos revisan las solicitudes recibidas y a través de un proceso de clasificación en función de las áreas y los programas demandados se asignan las SDI a los equipos comerciales.

3- Proceso de información. Los asesores comerciales a través de CRM contactan con los interesados. Si el alumno potencial está interesado en cursar el programa se inicia su proceso de admisión. Si el alumno potencial no está interesado se procede a su cierre de SDI tras contacto.

4- A continuación, se inicia el proceso de admisión y matriculación. Se madura la SDI hacia los estados de CRM correspondientes. En este punto se recopila toda la documentación que el alumno debe portar y se sube a su SDI (expediente) en CRM.

5- Estados activos. Una vez el alumno ha pagado la reserva de plaza estado controlado por el departamento financiero, el alumno pasa a estado matriculado. En este punto el alumno tiene acceso a la plataforma puesto que el sistema CRM integrado con el SRM de la plataforma formativa, vuelca de forma automática al alumno en su programa y convocatoria. A su vez de forma automática se envía un correo con los datos de acceso del alumno a la plataforma virtual con otra información de interés para el alumno. Una vez inicia la convocatoria, de forma automática el alumno pasa al estado de Cursando Mater.

6- El SRM sincronizado con el CRM registra toda la actividad del alumno a través del log de actividad y envía con cada cron de sincronización la información al CRM que se guarda en su expediente de alumno. De esta forma se realiza un doble proceso de registro de información en el expediente del alumno.

7- El expediente se cierra cuando el alumno llega a los estados de:

• Egresado
• Baja
• Abandono

Los expedientes podrán reabrirse si el programa sigue vigente cuando el alumno decida continuar sus estudios para obtener la titulación. La reapertura implica un análisis del expediente del estudiante y revisión de los créditos superados.

OBJETIVO Y ALCANCE:

Las asignaturas que componen los programas formativos, acorde a la metodología de la institución se componen de una parte de evaluación continua y una parte de evaluación final. El sistema de gestión está desarrollado de manera que con cada log de actividad se registra en el expediente del alumno la nota progresiva que va alcanzando el alumno a medida que cursa la materia. Tras finalizar la asignatura automáticamente al alumno se le refleja la nota obtenida en dicha materia. Por este motivo no se realizan actas académicas por asignatura si no que se realizan actas académicas por convocatoria, a la finalización de la misma. Se confeccionará un acta académica por cada cierre de convocatoria del programa de formación donde se reflejará cada una de las asignaturas cursadas y convocatoria en la que han de figurar todos los estudiantes matriculados. En esta se refleja la calificación final del estudiante de las asignaturas y de la convocatoria. Esta calificación será provisional mientras no se produzca su cierre (primero por parte del profesor, tras las revisiones, y luego por parte de la dirección académica) y pase a ser ya definitiva.

PROCEDIMIENTO:

Para formar el acta académica se exportan los expedientes de alumnos, desde la plataforma de estudio desde el área de informes. Informe de Expediente de alumno. Las actas serán firmadas, en los plazos que establezca el calendario académico, el director del programa, la dirección académica y la dirección del centro. Cada ejemplar de acta oficial habrá de contener en su primera hoja los siguientes elementos:

• a. Curso académico.
• b. Convocatoria.
• c. Listado de las asignaturas que forman la malla curricular.
• d. Códigos de las asignaturas.
• g. Titulación.
• h. Plan de Estudios.
• j. Centro.
• k. responsable del Acta.
• l. DNI profesor responsable

El Acta contendrá, además, los siguientes datos:

• a) La fecha y la firma electrónica reconocida responsable del acta académica.
• b) Un resumen del Acta que habrá de expresar el número de alumnos/as que comprenda, el número y porcentaje de matrículas de honor, sobresalientes, notables, aprobados, suspensos y no presentados que hayan resultado. Este resumen no será de aplicación en el caso de Actas individuales.
• c) Las diligencias que correspondan en su caso con las firmas requeridas

TIEMPOS El tiempo máximo para para la emisión de actas se establece en 1 mes. El tiempo medio para la emisión d e actas se establece en 15 días. El tiempo máximo para la firma de actas no debe superar los 20 días. El tiempo medio para la firma de actas se establece en 15 días.

OBJETIVO Y ALCANCE: Generar certificados de estudios, notas, y/o cartas de recomendación según solicitud del estudiante. Aplica para estudiante activos (Cursando formación) o estudiante que tuvieron un programa activo con la Institución.

Responsable: Coordinador de gestión de títulos Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

PROCEDIMIENTO

1- Recepción de la solicitud:

Responsable: Servicio al estudiante y servicio de títulos

Todo estudiante que desee realizar solicitud de constancias y/o certificados debe realizar el pago correspondiente, por lo tanto, se realiza el siguiente proceso:

• Se recibe solicitud por parte del estudiante al buzón servicio al estudiante con el requerimiento.
• Servicio al estudiante informa al departamento financiero – área de servicio de títulos y certificados quien procede a enviar al alumno de los modelos existentes (electrónico, físico y físico con apostilla) y su respectivo coste.
• Una vez que el alumno confirma el modelo y método de pago que desea, se procede a suministrarle las instrucciones de abono.
• Si no ha relacionado el pago se da respuesta según la plantilla establecida en el Documento de trabajo, indicando paso a paso para la solicitud y el costo de este. Si por el contrario el estudiante anexo el soporte de pago indicado el certificado solicitado (Certificado de estudios, notas, etc., se procede con la elaboración de este.

2- Generación del certificado.

Responsable: Dirección académica.

• Tras la recepción del abono, se notifica al Área Académica el listado de alumnos que han abonado un certificado académico (especificando siempre el modelo).
• El área académica procede con la revisión de lo solicitado, genera el certificado y lo firma.
• Cando un alumno solicita un certificado académico se procede a informarle de los modelos existentes (electrónico, físico y físico con apostilla) y su respectivo coste.
• Cuando el certificado está emitido, se procede al envío. Si es en físico se consulta al alumno el método de envío que prefiere (por Correos España o bien por mensajería privada).
• Finalmente se adjunta dicho certificado en formato digital en CRM, en la SDI que le corresponda al alumno.

OBJETIVO Y ALCANCE:

Otorgar el título académico correspondiente para los estudiantes de los programas formativos que ofrece la institución y que cumplen con los requisitos.

Aplica para estudiante activos (Cursando formación) o estudiante que tuvieron un programa activo con la Institución.

Responsable: Dirección académica/Responsable del área servicio de títulos.

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

PROCEDIMIENTO

1- Recepción de solicitudes de inscripción al TFM.

Responsable: mentores académicos.

El proceso de titulación se inicia con la superación del proyecto fin de programa. El estudiante realiza la solicitud por medio de servicioalestudiante@iep.edu.es para iniciar el proceso de grada, es decir para iniciar el trabajo final de máster.

• Si solicita información se procede con el envió de la plantilla establecida para proceso de trabajo fin de máster.
• Una vez aclarada la información su mentor asignado revisa todos los requisitos de grado para el inicio del trabajo fin de máster. Si el alumno cumple con los requisitos correspondientes: Cumplimiento de la superación del expediente académico, Haber abonado el programa por completo y estar al día de sus obligaciones financieras.
• El mentor académico procede a su inscripción. Una vez finalice la fecha de las convocatorias para inscripción en el trabajo fin de máster, se procede a realizar la descarga de una base de datos de los estudiantes que diligenciaron su interés en iniciar el trabajo fin de máter.

2- Notificación al área académica.

Responsable. Dirección académica- coordinador académico.

Coordinación de mentoría envía el informe de inscripciones a la dirección académica quien procede a realizar una segunda comprobación del cumplimiento de los requisitos de grado para el inicio de y acepta las solicitudes o las desestima si algún requisito no fuera adecuado.

La dirección académica informa:

• Al coordinador académicos sobre las matriculaciones de alumnos en su TFM para la asignación docente.
• Director del departamento de tecnología para proceder a su habilitación de la plataforma.

3- Finalización de trabajo fin de Máster

El docente asignado para la tutorización de trabajo fin de máster debe emitir un informe favorable sobre el progreso y desarrollo del trabajo del alumno. Se reúne la comisión evaluadora para la revisión y calificación de los trabajos entregados. Esto da lugar al acta de Dirección. Comisión evaluadora de Trabajos fin de Máster.

4- Finalizado Mater. El presidente de la comisión evaluadora envía un informe de notificación al área académica para que proceda a cargar las notas favorables en el expediente de alumno y se procede con la finalización de su programa en CRM cambiando al alumno su estado de SDI de Pendiente trabajo de grado a Finalizado Máster. Automáticamente al alumno le llega una notificación indicándole la finalización del programa y los canales de comunicación para la gestión de su titulación

5- Notificación de finalizados.

Responsable: Dirección Académica-Servicio de títulos

El área Académica revisa en cada finalización de convocatoria el estado de cumplimiento de los expedientes académicos de los alumnos. Aquellos que cumplan con los requisitos necesarios para la superación del programa formativo pasan a estado finalizado máster y se notifica su finalización al área de Gestión de títulos, quien procede a registrar qué alumnos finalizan. El responsable del área de servicio de títulos inicia el proceso de emisión del título, el plazo es de 2 meses desde la finalización del programa. Se procede al envío a imprenta de los títulos que deben ser emitidos. Una vez impresos, son firmados por el Director General. A continuación, el departamento de servicio de títulos contacta con los alumnos a través de correo electrónico para coordinar los asuntos de la apostilla y envío físico. Si los alumnos desean la apostilla, se les proporcionan las instrucciones de pago. En caso de que no deseen la apostilla, se procede a realizar el envío.

OBJETIVO Y ALCANCE: Garantizar la radicación y respuesta a las PQRSF presentadas por los estudiantes y/o aspirantes del Instituto Europeo de Posgrado.

Aplica para todos los estudiantes, egresados y/o aspirantes de la Institución.

Responsable: Coordinador de mentores académicos, y dirección académica.

Documentos Relacionados: Política de PQRs y Reglamento estudiantil.

PROCEDIMIENTO:

1 Política de PQRS.

Responsable: Consejo Directivo

Se establece por parte del Consejo Directivo la Política de PQRSF en el Acuerdo N° 006 de 2021, para aclarar los canales establecidos para todo usuario con relación a los trámites por el Instituto Europeo de Posgrado. Herramienta, formato, documento de registro: https://www.iep.edu.es/portal/descargas/politica_pqrs.pdf 2.

2 Recepción de PQRSF.

Responsable: Analistas y Coordinación Registro y Control Académico

Todos los PQRSF pueden recibirse por los canales de atención establecidos en la política:

• Página Web.

• Plataforma Académica.

• Canal Servicio al Estudiante.

• Canal Telefónico. Herramienta, formato, documento de registro:

E-mail: servicioalestudiante@iep.edu.es

3 Análisis y Direccionamiento del PQRSF.

Responsable: Analistas y Coordinación Registro y Control Académico

Las PQRSF recibidas por los canales establecidos, se revisan previamente y de ser procedentes se direccionan a el analista a cargo del proceso y a la Coordinación de Registro y Control para su respectivo análisis, de esta forma entregar una respuesta objetiva. Se asigna un número de radicado a las PQRSF para hacer el seguimiento y llevar un control de estas. Los casos que requieran ser escalados a otras áreas, son remitidas mediante correo electrónico al líder de cada área para la respectiva validación y respuesta a otorgar. Herramienta, formato, documento de registro: E-mail Servicio al Estudiante, Coordinador y Analista

4. Respuesta a PQRSF.

Responsable: Analistas y Coordinación Registro y Control Académico

De acuerdo con el tipo de petición, queja o reclamo se estipulan los tiempos para las respuestas relacionados en la política de PQRSF. El analista que recibe la petición debe entregar una respuesta de manera completa y clara, en el menor tiempo posible y una vez se cuente con el borrador se envía a la Coordinación de Registro y Control para la respectiva aprobación. La información detallada del PQRSF debe ser diligenciada en la base general ubicada en la INTRANET Al usuario se le da respuesta por medio del correo servicio al estudiante.

Sobre la evaluación del cumplimiento legal y revisión de cambios legislativos.

De forma anual se establece una reunión con el responsable legal “Applicalia” para la revisión de todos los procesos, convenios contratos y demás documentos legales, con todos los departamentos afines a la institución, así como la actualización de la ley de protección de datos LOPD si procede, debido a cambios o actualizaciones en la normativa vigente.

·        Departamento d admisión de alumno. Tratamiento de datos de alumno y LOPD

·        Departamento de Marketing. Tratamiento de datos en la página web y en las redes sociales. Aviso legal, Política de privacidad, revisión de Cookies, y condiciones de uso

·        Departamento financiero. Tratamiento de datos y LOPD de alumnos. Revisión de los procedimientos legales que atañen a la herramienta de gestión CRM.

·        Departamento de Tecnología. Revisión de la política de privacidad y aviso legal de la plataforma de estudio.

·        Departamento Académico. Gestión docente. Revisión de la renovación de contratos docentes. Revisión y renovación de la ley de protección de datos en el caso de que hubiera habido algún cambio o actualización en la normativa vigente.

Sobre la evaluación de los procesos académicos y Administrativos.

El comité de dirección de la institución procede a la revisión de los procesos administrativos interdepartamentales con el objetivo de mejorar cada proceso de forma continua.

-         Se revisan:

o  Procesos del departamento de Admisiones: admisión y matriculación de los alumnos para garantizar la gestión correcta y segura y con el propósito de mejorar la calidad del servicio ofrecido al alumno. Como mejoras se establece la reorganización de equipos por países, automatización de procedimientos, actualización de los argumentarios, y revisión de la formación de los asesores comerciales que para garantizar el conocimiento de los últimos cambios establecidos en la metodología y a nivel general en la institución.

o  Procesos del departamento Financiero: Se revisan los procesos que involucran al alumno una vez se le ha notificado la admisión al programa: se revisan los argumentarios de la llamada de bienvenida con la información para corroborar los datos del alumno, se le informa de las formas de pago, convocatoria, etc. Como mejora se establece un sistema de alertas de llamada automática a través de la plataforma de CRM.

o  Procesos del departamento de tecnología. Se revisan los procesos relativos al área tecnológica para garantizar que las convocatorias presentes y futuras están creadas, el proceso de matriculación automática desde CRM al SRM de la plataforma virtual es adecuada. Así como el resto de los procesos que garantizan el acceso del alumno a la plataforma de estudio y a los diferentes recursos virtuales que ofrece la institución. Como mejora se establece un sistema de estados en CRM de forma que al madurar la SDI hasta el estado de Reserva de plaza se genera de forma automática el usuario y clave del alumno en el campus virtual, así como las correspondientes notificaciones automáticas que recibe el alumno con su información.

o  Departamento Académico-Mentoría. Se revisan y renuevan los procedimientos correspondientes al área de mentores, se renuevan argumentarios, sistemas automáticos de alertas, procedimiento de asignación de base de alumnos, entre otros procesos. Como mejora se procede al establecimiento de un sistema de plantillas y argumentarios que deben seguir los mentores para cada uno de los procesos establecidos durante el programa formativo de los alumnos. Se refuerza la atención personalizada.

o  Departamento Académico-Docencia. Se procede a la evaluación anual del claustro docente para la revisión de los indicadores de calidad de la tutorización y para la revisión del volumen del claustro y necesidad de ampliación. Se refuerza la comunicación con los docentes.

o  Se revisan las necesidades de actualización de contenidos para iniciar los procesos de actualización, en una primera reunión con los directores de programa y posteriores reuniones con los docentes de asignatura.

o  Gestión de títulos. Se evalúan los procesos y canales de comunicación para la gestión de finalizados con el fin de garantizar una gestión de título adecuada en los tiempos establecidos que la institución tiene definidos. Como mejora se establece la automatización de expedientes y se refuerzan los canales de comunicación. Con el cambio de estado en CRM a Finalizado Máster se envía una plantilla automática a cada alumno con la información necesaria para continuar con los siguientes pasos en cuanto a la gestión de sus títulos.

-         Revisión de Sugerencias y quejas y reclamaciones: Se evalúa el informe anual de sugerencias quejas y reclamaciones, se analizan los tiempos de respuesta, se evalúa el volumen de incidencias atribuidas a cada departamento y se analiza el grado de conformidad de los alumnos frente a la resolución de las peticiones con el fin de detectar necesidades de mejora.

OBJETIVO Y ALCANCE: La práctica empresarial le permite a un estudiante aplicar los conocimientos adquiridos, el desarrollo de aptitudes, actitudes y habilidades. Las prácticas buscan integrar al estudiante al sector productivo y se constituyen en un canal de aproximación al ámbito laboral. Este vínculo entre la Institución de Educación Superior, el estudiante y las empresas o instituciones se establece mediante un contrato de aprendizaje. Este contrato es una forma especial del Derecho Laboral que busca facilitar el desarrollo de los aprendizajes adquiridos durante la etapa de formación teórica, de aprendices y estudiantes universitarios, a cambio que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación profesional, metódica y completa en el oficio, actividad u ocupación.

Responsable: director de prácticas externas

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

Requisitos de las prácticas externas:

• Ser estudiante matriculado y activo.

• Estar a paz y salvo por todo concepto con la Institución y no presentar antecedentes disciplinarios, incluso durante el desarrollo de su opción.

• Diligenciar el formato de práctica empresarial, de acuerdo con la oferta o convocatoria según el interés del estudiante y enviarlo al correo servicioalestudiante@iep.edu.es para que esta emita la respectiva carta de presentación para la empresa.

• Es responsabilidad directa de los estudiantes interesados en tomar esta modalidad de buscar y gestionar la consecución de los sitios de práctica y de realizar el trámite correspondiente con la empresa hasta lograr la firma del contrato de aprendizaje.

• No haber sido inscrito en la plataforma ni haber tenido contratos de aprendizaje para el mismo nivel o ciclo al cual está aplicando.

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LA MODALIDAD.

El estudiante deberá generar su inscripción a través de su plataforma académica seleccionando la modalidad de su interés. La práctica quedará formalizada con los siguientes puntos:

• El diligenciamiento del formato de práctica empresarial.

• Una copia del contrato de aprendizaje debidamente firmado que el estudiante debe enviar a la institución.

• Solo se podrán inscribir aquellos estudiantes que hayan realizado su preinscripción en los tiempos establecidos por la institución.

• Una vez se apruebe la realización de la práctica empresarial se asignará un docente tutor que tendrá las siguientes funciones:

• Sesión de apertura de la práctica empresarial con el delegado por la empresa para reconocer las funciones que el practicante desarrollará y las condiciones esperadas por parte de la Corporación para el desarrollo de estas.

• Durante la práctica, atención de solicitudes de asesoría que requiera el estudiante para el desarrollo de las funciones asignadas en el lugar de la práctica, deberá realizarlos con el jefe inmediato asignado. No obstante, en caso de que requiera orientación referente a su práctica, podrá validarlo con el docente tutor asignado.

• Sesión de cierre de la práctica empresarial con el delegado por la empresa para diligenciar el formato de evaluación de la práctica y retroalimentación general del proceso.

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN Y RUBRICAS.

La evaluación académica la realizará la empresa a través del delegado asignado a partir del formato entregado por la institución donde queda consignada una valoración cualitativa y cuantitativa del desempeño del practicante. La valoración cuantitativa se realizará en una escala de 1 a 5, donde la nota mínima aprobatoria será de 4.0.

NIVEL DE EVALUACIÓN

Nivel Excelente

• Valoración Cuantitativa: 5

• Valoración Cualitativa: Excelente

• Criterio Evaluado: Cumple de forma excelente el ítem a evaluar.

Nivel sobresaliente

• Valoración Cuantitativa: 4

• Valoración Cualitativa: Sobresaliente

• Criterio Evaluado: Cumple de manera sobresaliente el ítem a evaluar.

Nivel satisfactorio

• Valoración Cuantitativa: 3

• Valoración Cualitativa: Satisfactorio

• Criterio Evaluado: Cumple de manera satisfactoria el ítem a evaluar.

Nivel necesita mejorar

• Valoración Cuantitativa: 2

• Valoración Cualitativa: Necesita mejorar

• Criterio Evaluado: Cumple de forma suficiente el ítem a evaluar sin embargo tiene oportunidades de mejora.

Nivel no satisfactorio

• Valoración Cuantitativa: 1

• Valoración Cualitativa: No Satisfactorio

• Criterio Evaluado: No cumple suficientemente con el ítem a evaluar.

EVALUACIÓN DEL JEFE INMEDIATO

1 Responsabilidad: Se preocupa por los asuntos del cargo. Responde por las consecuencias de sus actos. Demuestra compromiso con las metas de la empresa y de su área de trabajo. Enfatiza lo positivo de su organización. Posee un alto grado de compromiso con el logro de los objetivos de la organización

2 Comunicación: Expresa sus inquietudes en forma constructiva y las comunica a quien corresponde inculcando los valores de la organización para tomar las acciones o correctivos necesarios.

3. Presentación Personal: Su imagen personal representa el nivel institucional requerido de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

4. Relaciones Interpersonales: Se Interesa en establecer y mantener relaciones cordiales de contacto con personas que intervienen en el desarrollo de los procesos con la finalidad de conseguir los objetivos estratégicos de la empresa con un clima laboral apropiado.

5. Trabajo en Equipo: Coopera efectivamente con sus compañeros de trabajo. Ofrece ayuda sin solicitársela y se preocupa por ayudar a conseguir los resultados esperados por el equipo. Trabaja bien con distintos tipos de persona.

6. Adaptación: Se adapta fácilmente a las diferentes situaciones o cambios generados en la empresa y los asume de manera positiva siendo receptivo con los procesos.

7. Puntualidad: Cumple con los horarios establecidos en el trabajo. Llega a la hora programada y entrega trabajos a tiempo, de acuerdo con fechas acordadas y cumple los términos determinados.

8. Conocimiento del trabajo: Entiende las funciones y responsabilidades del puesto. Posee los conocimientos y habilidades para desarrollar el cargo y sus funciones adecuadamente.

9. Planificación y resolución: Trabaja de forma organizada. Requiere una supervisión mínima. Identifica problemas. Reacciona rápidamente ante las dificultades.

10. Productividad: Consigue los objetivos de acuerdo con los indicadores de gestión establecidos y en el tiempo requerido en el proceso.

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE SOPORTES

El jefe Inmediato o Rubrica de Calificación Final Los estudiantes: o Formato Práctica Empresarial o Contrato de Aprendizaje o Evidencia del Registro en la Plataforma de Aprendizaje o Carta de Presentación para la Empresa

OBJETIVO Y ALCANCE: Contribuir a la vinculación laboral de estudiantes y egresados de los diferentes programas de formación de la institución. Abarca la planeación, implementación y evaluación de actividades de registro, orientación, preselección y remisión de estudiantes y egresados a través del portal de empleo y estrategias del centro de empleabilidad y apoyo académico de Bienestar Institucional.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados

Documentos Relacionados: Reglamento Bolsa de Empleo

PROCEDIMIENTO:

N1: Envío a oferentes y demandantes de información para el registro en Portal de Empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: A solicitud de demandantes, se informa por correo electrónico la ubicación y proceso de inscripción en el Portal de Empleo. Enviar a estudiantes nuevos por correo electrónico, la información de inscripción al Portal de Empleo.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº2: Promoción de la inscripción de estudiantes y egresados en el portal de empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Promover la inscripción de estudiantes y egresados en el portal de empleo a través de correo electrónico.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº3: Socialización de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Socialización de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico a estudiantes y egresados a través de correo electrónico y redes sociales.

Herramienta, formato documento, registro: Correo electrónico.

Nº4: Reporte de la participación de las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Reporte de la participación de estudiantes y egresados beneficiados por las actividades del Centro de Empleabilidad y Apoyo Académico en el informe de Actividades de Bienestar de manera semestral.

Herramienta, formato documento, registro: FOR-058 Reporte de Actividades de Bienestar.

Nº5: Reporte mensual a Servicio Público de Empleo.

Responsable: Coordinación de Bienestar y Egresados.

Descripción: Reporte mensual de procesos de inscripción, orientación y remisión a Servicio Público de Empleo a través del portal definido por la entidad.

Herramienta, formato documento, registro: Portal de Servicio Público de Empleo.

OBJETIVO Y ALCANCE: En el ámbito de acompañamiento laboral, cumpliendo con los criterios de equidad, accesibilidad, permanencia y cobertura de Bienestar Universitario en la institución y especialmente para contribuir con la permanecía de los estudiantes, se busca promover competencias relacionadas con el autoconocimiento, la capacidad de relacionarse y comunicarse asertivamente con los demás y el entorno y con el área de Orientación Laboral, la cual es un espacio para brindar herramientas que facilite la ubicación laboral de los estudiantes y egresados. Cabe señalar que sigue siendo un proceso individual y grupal, en donde se evalúan las capacidades de cada estudiante y que, a pesar de tener un acompañamiento de los tutores, dichas habilidades deben estar en una continua exploración, la cual puede ser guiada con ayuda de este protocolo. El objetivo es orientar procesos de carácter laboral en temáticas como lo son realizar una adecuada hoja de vida y entrenamiento de habilidades específicas como comunicación asertiva, manejo del estrés, solución de conflicto entre otras.

Responsable: director de bienestar institucional

Documentos Relacionados: Reglamento Estudiantil

PROCEDIMIENTOS: Para el óptimo desarrollo de las sesiones se elaboraron una serie de documentos sustentados en las normas vigentes, los cuales estarán en la base de datos de cada estudiante, estos documentos se explicarán a continuación:

• Consentimiento informado (Anexo 1) El Consentimiento Informado (CI) busca informar al estudiante del servicio que se va a prestar, quién es la persona que lo atenderá, las leyes que soportan la atención, asimismo clarificar que, la información obtenida en las pruebas y/o entrevistas será confidencial, así como también que su participación es voluntaria y cuenta con la disposición para asumir las tareas asignadas en cada sesión. Este formato se enviará al estudiante vía e-mail el mismo día en el que sea asignada la primera cita.
• Formato de caso (Anexo 2) En este formato se busca registrar toda la información referida a datos sociodemográficos del estudiante, obtenida durante la consulta.
• Reporte para terceros (Anexo 3) Este formato busca resumir el estado en el que quedó el proceso del consultante, describiendo: datos de identificación, motivo breve de consulta, resumen de procedimientos realizados (# de sesiones) y si se cumplieron los objetivos propuestos.

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD:

1. El estudiante envía la solicitud de atención al correo servicioalestudiante@iep.edu.es o es remitido por algún colaborador de la universidad.

2. La solicitud es recibida y se enlista en un Drive tipo Excel en el nombre de uno de los practicantes a cargo.

3. El practicante realiza el contacto con el estudiante mediante correo institucional, verifican disponibilidad tecnológica y horaria del estudiante, y se concreta una fecha para la atención. Además, se envía el consentimiento informado y se le pide al estudiante que lo firme y envíe antes de la sesión. Si el estudiante no responde por correo se remitirá la información a coordinador de Bienestar y este realizará contacto telefónico.

4. Se realiza la sesión de verificación de cumplimiento de requerimientos técnicos para la realización de la atención 5 minutos antes de empezar la sesión formal.

5. Se realizan las sesiones necesarias

6. Después de cada sesión es diligenciado el documento Formato de caso en la sección de seguimiento para resumir la sesión. Luego este documento y todos los utilizados en sesión se suben repositorio institucional salvaguardando la confidencialidad en la carpeta del practicante asignado y luego en la que tiene el nombre del estudiante, a manera de historia.

7. Finalizada la atención se cambia el estado a Finalizado en el Drive tipo Excel al frente del nombre del estudiante. Además, se llenan las columnas de Número de sesiones asistidas y el de Inasistencias. En caso de ser requerido un informe por un tercero, sea este un docente o una entidad legal, se emitirá el documento Reporte a terceros, intentando ser lo más breve posibles para salvaguardar la confidencialidad

OBJETIVO Y ALCANCE: Presentar cómo el Instituto Europeo de posgrado garantiza que se miden y analizan los resultados de la formación y cómo se gestionan los mecanismos de decisiones a partir de los mismos para la mejora de la calidad de las enseñanzas impartidas en la institución. El alcance de este procedimiento da cobertura a los programas de Máster y MBA desarrollados por la institución.

Responsable: Director académico

PROCEDIMIENTO: El procedimiento establecido para el seguimiento y evaluación de los resultados académicos consta de las siguientes fases:

• FASE 1: EXTRACCIÓN DE INFORMACIÓN

1º.- Extracción del informe de progreso anual de todos los estudiantes con indicadores de: Número de materias cursadas, Número de materias pendientes por cursar, Número de materias superadas, Número de materias no superadas,% progreso

2º.-Extracción del informe de actividades de cada una de las materias con indicadores de: Calificaciones obtenidas en actividades de aprendizaje social, Número de interacciones en aprendizaje social, Calificaciones obtenidas en actividades de aprendizaje práctico, Calificaciones obtenidas en actividades de autoevaluación.

3º.- Extracción de encuestas de valoración de asignatura de manera anual con indicadores de: - 1. Valoración del PROGRAMA - 2. Valoración de MATERIALES - 3. Valoración de PLATAFORMA - 4. Valoración de FORO - 5. Valoración de INTERACCIÓN CON EL PROFESOR - 6. Valoración de CLASES VIRTUALES - 7. Valoración de CONOCIMIENTO DEL TUTOR - 8. Valoración de MENTOR - 9. Otras Observaciones

• FASE 2: TRANSFORMACIÓN Y LIMPIEZA DE DATOS: Con la información obtenida en los informes anteriores se procederá al volcado, transformación y limpieza de los datos en la herramienta PowerBI
• FASE 3: CONSTRUCCIÓN Y ANÁLISIS DE INDICADORES DE RENDIMIENTO Con base en las transformaciones anteriores en la herramienta PowerBI se realizará el modelado de los datos y la creación de cuadros de mando y vistas personalizados que permitirá un análisis rápido de todos los indicadores estudiados. Tras los criterios señalados, las actividades, trabajos y pruebas de evaluación detectarán: Asignaturas donde los alumnos demandan una actualización de contenidos, Tareas o actividades de poca calidad, con opciones mal redactadas e inadecuadas, Tareas o actividades donde hay baja implicación por parte de los estudiantes.
• FASE 4: EMISIÓN DE INFORMES DE ACTUALIZACIÓN DE ASIGNATURAS Los resultados obtenidos en cada una de las asignaturas darán origen a la actualización de la materia y al relleno de la matriz de actualización, con los siguientes apartados: -Programa -Materia -Créditos -Tipo -Revisor -Mejoras y/o recomendaciones

Objetivo y Alcance: El proceso de formación emprendido en la institución tiene como objetivo dotar al sector laboral de los mejores empleados que garanticen un crecimiento continuo en las empresas. En este sentido se tornó imprescindible conocer cuál es el índice de empleabilidad, inserción laboral y satisfacción del Egresado con la formación recibida.

Procedimiento:

Primera fase: Establecimiento de objetivos:

En esta primera fase es necesario establecer los objetivos que se persiguen. Estos objetivos se centran en:

1.      Conocer la satisfacción del egresado con las capacidades y competencias adquiridas en el programa formativo

2.      Analizar la empleabilidad y progresión de las titulaciones emitidas y su vinculación con el sector empresarial

3.      Analizar el grado de autonomía y desarrollo personal que los estudiantes adquieren en el desarrollo del programa y que les servirán en su puesto de empleo futuro.

Segunda fase: Selección de la técnica de estudio

La técnica de estudio seleccionada es la encuesta por su sencillez a la hora de aplicarla y la capacidad para recoger información. Para ello se elabora un instrumento con 8 preguntas que analizan la satisfacción en una escala Likert de 5 puntos que van desde una valoración Muy mala a Muy buena.

Tercera fase: Recogida de información

La encuesta se ubicará en survey monkey y de manera anual se socializará con los egresados de la institución a partir de la base de datos alumni.

Cuarta fase: Análisis de información

Los resultados obtenidos en la recogida se adicionarán a la herramienta PowerBI que recoge todas las valoraciones emitidas periódicamente por los egresados sobre la empleabilidad, inserción laboral y grado de satisfacción.

Con estos análisis se emitirán informes de mejora.