Objetivo: Cerrar la matriculación de un nuevo aspirante.

Indicadores medibles: revisión de cifras de matriculación por asesor académico.

Responsable: Dpto Comercial.

Nota: En el ERP interno pasa a estado matriculación.

La matriculación se realiza cuando el solicitante ya tiene toda la información y todas las aclaraciones realizadas, el asesor académico le envíe las claves de acceso al -Portal del Alumno- (Sistema de desarrollo propio de Cerem) donde el alumno de manera virtual carga los documentos solicitados y se le emite la hoja de matricula y condiciones para que sea firmado por el alumno de manera virtual, los datos ya están auto rellenados de la primera fase de apertura de expediente cuando era solicitante, de inmediato se recibe la información en el Dpto. Administrativo para validar el pago de matricula que también realiza por medio del Portal del Alumno con diferentes sistemas o herramientas de pago fiables que se le pone a disposición, cuando se verifica el pago de la matricula y se recibe el sistema le envía las claves de acceso a su campus online y el plan de pago que debe seguir.

Mensualmente el ERP arroja informes detallados por grupo comercial, país y comercial individual sobre el volumen de matriculas conseguidas.

Adicionalmente y paralelamente el alumno recibe una llamada de bienvenida por parte del dpto de atención al alumno, de esta llamadas también se tiene un control.

Se esta trabajando en la obtención de otros indicadores con el Dpto de Tecnología.

En la ISO 9001 este proceso es revisado.

En previsión de la próxima convocatoria se establece iniciar comunicaciones, acuerdos o alianzas con otras escuelas o instituciones que permitan realizar reconocimiento de créditos en el programa del MBA.

Adicionalmente se contempla tener una reunión en el segundo semestre con el Dpto. Académico, Comercial y Subdirección para establecer requisitos para los acuerdos.

Objetivos: Revisión y dar cumplimiento a los requisitos documentales y perfil del alumno.

Indicadores medibles: ERP Interno.

Responsable: Dpto de Documentación.

Nota: En el ERP interno esta el expediente completo del alumno y todas las comunicaciones (escritas, telefónicas, solicitudes que realiza, etc.) que se le tramitan.

Se hace una revisión exhaustiva de cada expediente por el alumno por parte del Dpto de Documentación, requerido en el proceso de admisión, realizando una doble validación según los requerimientos que soliciten las Universidades, si el alumno no ha enviado la documentación completa se le hace un email de preaviso y recordatorio indicándole una fecha determinada para terminar de enviar todos los documentos y de esta manera desde el Dpto Administrativo poder trabajar su expediente.

Cuando se confirma todo el expediente este se tramita de manera interna y se realiza la tramitación exigida por las diferentes Universidades o centros.

Indicadores: En el ERP se puede visualizar por cada expediente los emails, comunicación, llamadas, notificaciones, anotaciones internas, etc. que se le realiza al alumno de forma minuciosa.

En la ISO 9001 este proceso es revisado y siempre incorporamos las mejoras que nos transmite el auditor como objetivo para la siguiente actualización de auditoria.

Objetivo: Establecer líneas de trabajo entre dptos. según las directrices de dirección.

Indicadores medibles: Reuniones que se hacen mensuales y por semestre a nivel interno, externo y docentes.

Responsable: Dpto Académico

Mensualmente se celebran reuniones entre Dirección General y Dirección Académica para establecer pautas y directrices sobre el MBA que contribuyan a continuar la mejora y calidad del programa, teniendo en cuenta los requerimientos de temáticas y la actualidad que requieren las empresas por parte de sus Directivos. La reunión esta dentro de un marco investigativo donde se exponen diferentes sugerencias por parte de los docentes que desarrollan los materiales didácticos y son los que desarrollan los webinars online.

Adicionalmente se realizan reuniones internas con los diferentes dptos. administrativos para revisar procesos y seguimientos de los alumnos con el fin de siempre mejorarlos.

En la ISO 9001 se establecen objetivos sobre el Dpto académico.

Objetivo: Emisión de certificados académicos con la información del programa.

Indicadores medibles: Solicitudes con datos emitidos desde el ERP interno.

Responsable: Dpto de Certificados.

Nota: Desde el ERP interno se abre una solicitud de requerimiento de certificados y se le abre la oportunidad para que el alumno realice el abono del mismo.

El alumno realiza la solicitud de certificado por medio de email y este es tramitado en un tiempo máximo de 20 días.

Tenemos diferentes tipologías de Certificados:

1. Certificados académicos.
2. Certificación de inicio de estudios.
3. Certificados para extranjería.
4. certificado de justificación laboral
5. Certificado de finalización de estudios.
6. Certificado de notas.

En la ISO 9001 los diferentes certificados fueron revisados y por eso se establecieron diferenciaciones en cada uno para especificar con mayor calidad la información que requiere el alumno.

Objetivo: La correcta validación de finalización de la formación para la emisión del diploma.

Indicadores medibles: Número de alumnos que finalizan con éxito el programa Vs Diplomas solicitados/emitidos

Responsable: Dpto de Titulos.

Nota: En el ERP interno se abre un check de solicitud de diploma que queda en el expediente del alumno son su correspondiente fecha de solicitud y fecha en la que es enviado.

El alumno solicita por medio de email su nota final, se le indica su nota final y si quiere realizar alguna alegación o aclaración sobre la misma, si el alumno no tiene ninguna alegación se envía al Dpto de Titulos su nota final y la solicitud de emisión de diploma, el Dpto de títulos en el erp abre un ckeh de emisión del diploma que permite verificar los datos del alumno y enviarle un aviso por email para que se descargue el mismo desde el portal del alumno.

En caso de que el alumno tenga alegación sobre su nota es enviado al Dpto Académico para que realice la justificación o explicación que corresponda.

En el email que recibe el alumno automatizado se le informa también sobre los envíos físicos de los diplomas y como debe solicitarlo y abonarlo.

Si el alumno lo requiere físico se tramita su impresión y paso a firmas de Dirección, adicionalmente si lo requiere con apostilla también realizamos el proceso.

El tramite de la apostilla fue incorporado en un seguimiento de ISO anterior para que el alumno percibiera un servicio completo.

Indicadores medibles: Número de alumnos que finalizan con éxito el programa Vs Diplomas solicitados/emitidos

Estos datos los tiene el responsable del Dpto de Ceritificados.

Objetivo: recibir, canalizar, gestionar y trabajar en mejoras sugeridas por los alumnos y personal docente.

Indicadores medibles: Registro de email y llamadas recibidas con sugerencias, quejas y reclamaciones Vs el número de resoluciones positivas realizadas Vs el tiempo de estas resoluciones

Responsable: Dpto de Atención al Alumno.

Nota: En el ERP quedan registradas sugerencias, quejas o reclamaciones que pueda realizar un alumno durante todo su proceso académico y posteriormente a la finalización del mismo como egresado dentro de la Comunidad Alumni.

Siempre se tiene a disposición un email y teléfono a disposición de los alumnos para recibir cualquier comentario, queja o recomendación , posteriormente de recibirla se realiza una llamada telefónica desde el Dpto de Atención al alumno para ampliar información y de esta manera subsanar o realizar cualquier mejora que sea necesaria y comunicarlo al Dpto que corresponda.

Se incorporo una persona al Dpto de Atención al alumno que hace llamadas de bienvenida y puede establecer si desde el primer momento el alumno tiene alguna situación quiera comunicar para trabajarla con el Dpto. que corresponda y que no se convierta en una molestias mayor para el alumno.

Tanto el comentario del alumno como el comentario interno con la solución esta registrado en el ERP .

Objetivo. revisión de los procesos de gestión y procesos administrativos, comerciales y académicos.

Indicadores medible: ISO 9001

Responsable: Subdirección

Se mantienen a lo largo de todo el año actas y los procesos de mejoras recomendados cada año al presentar el proceso de Calidad con la empresa TUV , dichos procesos son evaluados y modificados según corresponda teniendo en cuenta las necesidades del programa académico y el alumnado.

La Dirección de la escuela revisa los protocolos y aprueba los mismos.

La ISO se hace cada año por un auditor externo que se desplaza a las oficinas administrativas de Cerem y realiza revisiones con cada Dpto de los diferentes objetivos a evaluar.

Nota: Se realizan envíos de comunicaciones continuas y llamadas telefónicas para mantener informados a los alumnos de los procesos y gestiones en general de la escuela.

Objetivo: Facilitar al alumno el proceso de practicas con empresas nacionales e internacionales.

Indicadores medibles: Número final de convenios firmados cada mes.

Responsable: Dpto de Desarrollo Profesional.

Los convenios de practicas son establecidos desde el servicio de desarrollo profesional de la Comunidad Alumni.

Los convenios se establecen de acuerdo a la solicitud de la empresa y/o el alumno para realizarlas y se les informa las condiciones establecidas por Cerem.

Cerem gestiona convenios con empresas nacionales e internacionales para poder ofertar en la bolsa de empleo/practicas que esta a disposición de los alumnos. Cuando un alumno es elegido para realizar practicas en una empresa tiene a disposición un email donde indica todos los datos de dicha empresa y la persona de contacto, desde el Dpto de Desarrollo Profesional realizan la comunicación con la empresa para firmar el convenio y las condiciones de las practicas.

Al alumno se le informa que ya esta establecido el convenio para que el también lo revise y firme.

Actualmente estamos revisando para contemplar las acciones necesarias para que las practicas sean obligatorias para la convocatoria siguiente.

Objetivo: Incentivar el desarrollo laboral entre los alumnos.

Indicadores medibles: Número de alumnos que cambian de trabajo/puesto/empresa o inician en su primer trabajo.

Responsable: Dpto de Desarrollo Profesional.

Nota: La Bolsa de empleo esta incorporada dentro del servicio de desarrollo profesional de la comunidad alumni.

Cerem cuenta con una plataforma de ofertas laborales a disposición de todos los alumnos dentro de los servicios que oferta la Comunidad Alumni, Cerem gestiona esta plataforma que cuenta con ofertas laborales nuevas diarias, si los alumnos tienen preguntas o quieren algún apoyo por parte del Dpto. de Desarrollo Directivo se le ayuda en todo lo posible.

Objetivo: Analizar y mejorar la formación académica que se desarrolla en las diferentes convocatorias.

Indicadores medibles: Encuestas por medio del campus online

Responsable: Dpto Académico.

Fechas: Al finalizar cada convocatoria.

Fases: Investigación - diseño - ejecución de encuesta - análisis - ejecución de mejoras.

Registros: respuesta de cada una de las encuestas realizadas registradas en nuestro ERP interno.

Nota: Los resultados académicos son obtenidos de encuestas de satisfacción desarrolladas en el campus online y quedan registradas para informes en el ERP de la Escuela.

Al realizar este tipo de encuestas en nuestro alumnos nos permite poder mejorar en cada una de las convocatorias a lo largo del año, nos ayuda a tomar decisiones eficaces.

Después de obtener estos resultados se tienen reuniones entra la subdirección de la escuela y la dirección académica para realizar propuestas para presentar a Dirección.