Objetivo

1. Dar de alta en el menor tiempo posible la matriculación de los alumnos para que quede reflejada en la herramienta de matriculación las altas de los alumnos con el objetivo de que sea lo más ágil posible gestiones como volcado en plataforma (para las formaciones que vuelquen a plataforma). También se pretende agilidad para que, como parte del proceso de matriculación generemos los hitos de facturación para que pueda gestionarlos el Departamento Financiero. Por último, se pretende rapidez en el proceso para que los distintos Departamentos tengan acceso a los datos recogidos en las matrículas que grabamos
2. En los casos que proceda (no en todos) la gestión tanto en títulos propios como Oficiales de la documentación con las distintas Universidades para el alta de los alumnos 

Propietario

Orientación al alumno, Recepción, Registro y Secretaría Académica. Departamento de Registro

Alcance

Con la grabación de matrículas tienen los distintos Departamentos de IMF acceso a datos de las mismas, por ejemplo: datos de los alumnos, datos de sus matriculas, información de coste de matrícula de los alumnos e hitos de facturación para gestión Financiera.

Con el envío de documentación a las Universidades se gestiona la matriculación de los alumnos en las Universidades que procedan.

Entradas

Las matrículas las recibimos por parte del Departamento de Admisiones (comercial) y entran a través del panel de matriculación por email o por email directamente del/la asesor/a. Todas las matrículas se reciben por correo electrónico con los archivos de documentación de los alumnos adjuntos en el correo electrónico. Si esta correcta y completa la documentación, se procede a la grabar la matrícula. En caso contrario, no grabamos la matrícula y es informado el asesor/a de la incidencia con la documentación. Cuando el Asesor/a envía la documentación subsanada y/o correcta se procede a grabar la matrícula

Una salvedad, en el caso de algunas titulaciones oficiales, los alumnos envían a los asesores por correo postal o mensajería la documentación original y/o compulsada y, una vez que la reciben y la revisan es entregada a Registro para su envío a la Universidad que proceda.

Salidas

La gestión finaliza:

- En cuanto a la grabación de las matrículas, en el momento en el que se confirman las solicitudes (se graban las matrículas) y se generan los hitos de facturación .

- En cuanto a la gestión de la documentación: cuando es gestionada y enviada a las Universidades que procedan la documentación necesaria para la matriculación de los alumnos en la Universidad.

Registros

Las matrículas se graban en la herramienta de matriculación Navision. Para informes e información de envíos de documentación en Navision hay unos informes y herramientas que generan Excel con la información.

Necesidades de recursos

Básicamente las herramientas que usamos es la herramienta de matriculación Navision. Además, utilizamos Excel y en menor medida Word.

Objetivo

El objetivo es convalidar los módulos con el fin de no cursarlos, pues se considera que los alumnos ya tienen la formación adecuada sobre los mismos.

Propietario

Departamento de Secretaría.

Alcance

Los alumnos no deben cursar los módulos convalidados/reconocidos, puesto que tienen adquiridos los contenidos mediante otras formaciones de la misma rama.

Entradas

Mediante la herramienta ticketing los asesores académicos envían una solicitud con la documentación correspondiente, se revisa y desde Secretaría confirman los módulos que se deben convalidar. El asesor realiza la matrícula del alumno en base a esto.

Salidas

Con la convalidación en plataforma de estos módulos, por ello los alumnos no tiene acceso a estos contenidos. 

Registros

Anotación en nuestro RP (Dynamics NAV) y con un documento Excel compartido con el Departamento de Registro, encargado de grabar las matrículas de alumnos.

Necesidades de recursos

Ticketing, Excel, plataforma, RP.

Objetivo

Conocer cómo y en qué punto se encuentran los alumnos en su programa formativo.

Propietario

Secretaría Académica

Alcance

Con la gestión de expedientes se tiene un mayor conocimiento del status de cada alumno, de cara a la demanda de trámites que puedan solicitar por parte de la institución.

Entradas

Se gestionan mediante las plataformas LMS y nuestro RP, registrando las actividades de entrada y salida del alumno a su programa formativo. Así como sus calificaciones y opiniones en las encuestas de satisfacción. Además, con la herramienta ticketing pueden solicitar cualquier trámite administrativo o gestionar cualquier duda o consulta respecto a su programa, plataforma o matrícula.

Salidas

Cuando el alumno finaliza la formación y solicita su título.

Registros

A través de nuestro RP y plataforma LMS.

Necesidades de recursos

Plataforma de formación y RP (Dynamics NAV).

Objetivo

Recoger las calificaciones de los alumnos de todos los módulos así como su calificación final.

Propietario

Área de Secretaría.

Alcance

Seguimiento del alumnado y control de los alumnos que han finalizado el máster.

Entradas

Una vez finaliza el alumno, solicita su titulación a través de nuestra Secretaría Virtual y paga las tasas correspondientes, según su solicitud. Al solicitar su trámite se genera el acta con sus calificaciones finales para la posterior expedición de la titulación.

Salidas

Expedición y entrega de titulación al alumno.

Registros

Los registros se realizan tanto en nuestra Secretaría Virtual como en el RP dentro del expediente del alumno.

Necesidades de recursos

Secretaría Virtual, documento Excel y PDF.

Objetivo

Emisión de certificados académicos según la petición de los alumnos.

Propietario

Secretaría Académica.

Alcance

Ayudar al alumno en sus trámites administrativos.

Entradas

Las peticiones entran a través de nuestra Secretaría Virtual.

Salidas

Emisión del certificado y entrega o envío al alumno.

Registros

Los registros se realizan tanto en nuestra Secretaría Virtual como en el RP dentro del expediente del alumno.

Necesidades de recursos

Secretaría Virtual, RP y documento Word/PDF.

Objetivo

Expedir las titulaciones con el fin de finalizar a los alumnos.

Propietario

Secretaría Académica.

Alcance

Registro de egresados para la institución. Con la titulación los alumnos puedan demostrar que han alcanzado nuevos conocimientos de una titulación satisfactoriamente.

Entradas

Una vez finaliza el alumno, solicita su titulación a través de nuestra Secretaría Virtual y paga las tasas correspondientes, según su solicitud. 

Salidas

Expedición y entrega de titulación al alumno.

Registros

Los registros se realizan tanto en nuestra Secretaría Virtual como en el RP dentro del expediente del alumno.

Necesidades de recursos

Secretaría Virtual, Excel, Word, PDF e impresora + plantillas de títulos.

Objetivo

-       Dotar al usuario de los medios oportunos para que pueda ejercer su derecho a queja, sugerencia o reclamación sobre la atención recibida y/o los servicios contratados.

-       Derivar y valorar las quejas, sugerencias y reclamaciones recibidas estableciendo un procedimiento acorde a nuestra gestión.

Propietario

Personal de Orientación al Alumno.

Alcance

Mejora continua de nuestros procedimientos, así como de los productos que ofrecemos.

Entradas

Durante todo su proceso formativo, el alumno tendrá a su disposición una plataforma donde podrá enviar sus quejas, sugerencias y/o reclamaciones. Una vez recibida la comunicación pertinente por parte del alumno, se le comunicará el recibo de esta y se valorará lo expuesto, derivando sus comentarios al departamento oportuno, si procede. 

Salidas

Una vez evaluada la queja, sugerencia y/o reclamación, se comunicará la resolución de esta al alumno y, de ser necesario, se procederá a realizar e implementar las gestiones pertinentes.

Registros

1.     Recibo de la queja, sugerencia y/o reclamación a través de una herramienta de ticketing.

2.     Categorización de la misma según su tipo (queja, sugerencia o reclamación).

3.     Recogida de datos en los informes pertinentes.

Necesidades de recursos

-       Plataforma para el envío y recepción de quejas, sugerencias y reclamaciones.

-       Personal cualificado para la revisión, valoración y gestión (si procede) de quejas, sugerencias y reclamaciones según el departamento al que se puedan atribuir.

-       Herramienta de elaboración y descarga de informes.

Objetivo

N/A

Propietario

N/A

Alcance

N/A

Entradas

N/A

Salidas

N/A

Registros

N/A

Necesidades de recursos

N/A

Objetivo

Se dispone de una bolsa de prácticas con el fin de que nuestro alumnado pueda acceder a las oportunidades que proporcionan las empresas.

Propietario

El proceso de la bolsa de prácticas se gestiona a través de un portal de empleo que gestionamos de la mano de Universia y la propia empresa, una vez se publica la oferta. 

Alcance

Las ofertas estarán disponibles para alumnos como ex alumnos.

Entradas

La empresa colaboradora nos informa sobre la oportunidad de prácticas y desde el Departamento de Desarrollo Profesional se detallan las instrucciones para que la empresa publique la oferta y los alumnos apliquen.

Salidas

La gestión de la oferta de prácticas finaliza tras alcanzar el objetivo de cubrir la vacante. Es la empresa quien se encarga de actualizar la situación, dependiendo de la evolución del proceso de selección.

Registros

Las ofertas de prácticas se publican en el portal de empleo y prácticas (https://jobboard.universia.net/). En caso de que la oferta sea cubierta con uno de nuestros alumnos, solicitamos los campos necesarios para elaborar la documentación de prácticas que luego se envía a la empresa para que pueda ser firmada tanto por la entidad como por el propio alumno e IMF.

Necesidades de recursos

El recurso utilizado es la web del portal de empleo: https://jobboard.universia.net/.

Objetivo

Se dispone de una bolsa de prácticas con el fin de que nuestro alumnado pueda acceder a las oportunidades que proporcionan las empresas.

Propietario

El proceso de la bolsa de prácticas se gestiona a través de un portal de empleo que gestionamos de la mano de Universia y la propia empresa, una vez se publica la oferta. 

Alcance

Las ofertas estarán disponibles para alumnos como ex alumnos.

Entradas

La empresa colaboradora nos informa sobre la oportunidad de empleo y desde el Departamento de Desarrollo Profesional se detallan las instrucciones para que la empresa publique la oferta y los alumnos apliquen.

Salidas

La gestión de la oferta de empleo finaliza tras alcanzar el objetivo de cubrir la vacante. Es la empresa quien se encarga de actualizar la situación, dependiendo de la evolución del proceso de selección.

Registros

Las ofertas de empleo se publican en el portal de empleo y prácticas (https://jobboard.universia.net/). En caso de que la oferta sea cubierta, ya sea con uno de nuestros alumnos u otras vías, la empresa se encarga de categorizar la oferta como finalizada.

Necesidades de recursos

El recurso utilizado es la web del portal de empleo: https://jobboard.universia.net/.

Objetivo

El objetivo de la orientación laboral sirve para proporcionarles información, recursos y asesoramiento para ayudarles a explorar sus intereses, habilidades y valores, identificar opciones de carrera y tomar decisiones informadas sobre su futuro profesional.

Propietario

Durante el proceso de orientación laboral intervienen tanto el alumno como los miembros del Departamento de Desarrollo Profesional. 

Alcance

Con el servicio de orientación laboral ayudamos a los alumnos en la transición de sus estudios y en el logro de sus metas profesionales.

Entradas

El servicio de orientación laboral se gestiona tras recibir esta solicitud mediante la plataforma de estudio o correo electrónico del Departamento de Desarrollo Profesional.

Salidas

La gestión de la orientación laboral finaliza una vez el alumno ha recibido las pautas para la mejora de su perfil, así como haber solucionado el resto de dudas planteadas.

Registros

Las consultas de orientación laboral por escrito se gestionan y registran en plataforma o correo electrónico. En caso de que se realice mediante visita, no registramos información.

Necesidades de recursos

Para solicitar el servicio de orientación laboral se necesita el uso de plataforma o correo electrónico.

Objetivo

Analizar los resultados académicos con objeto de facilitar la revisión por la dirección del resultado de las asignaturas, el TFM, y los resultados globales del programas.

Propietario

Dirección Académica como responsable último de la gestión de la actividad académica en IMF, en coordinación con la Dirección del Programa Académico correspondiente.

Alcance

Permite el seguimiento de los principales resultados académicos de cada titulación con objeto de implantar las mejoras oportunas en función de los resultados analizados.

Entradas

Solicitud de los datos de matrícula y finalización por parte del Director del Programa a Registro o Secretaría Académica.

Salidas

Propuestas de mejoras, tras análisis de los resultados.

Registros

En nuestro RP.

Necesidades de recursos

RP y Excel.

Objetivo

El objetivo de este proceso es impulsar el desarrollo profesional de los alumnos, dándoles la oportunidad de realizar funciones afines a su titulación.

Propietario

Dentro del proceso encontramos como responsable al propio alumno, ya que es quien busca sus propias oportunidades laborales, así como el Departamento de Desarrollo Profesional que es el encargado de gestionar bien sus prácticas para que pueda realizar sus funciones correctamente dentro de la empresa. 

Alcance

En caso de que el alumno realice sus prácticas de manera satisfactoria, esto podría repercutir de manera beneficiosa hacia nuestra institución para contar con dicha empresa en más ocasiones.

Entradas

El alumno, al buscar sus prácticas, indica al Departamento de Desarrollo Profesional el contacto de la empresa una vez ha sido seleccionado. Desde el Departamento de Desarrollo Profesional nos encargamos de gestionar la documentación. En caso de que la empresa necesite publicar la oferta en el portal de empleo, nos informan sobre la oportunidad de prácticas o empleo y desde el departamento se detallan las instrucciones para que la empresa publique la oferta y los alumnos apliquen.

Salidas

La gestión de la oferta de prácticas o empleo finaliza tras alcanzar el objetivo de cubrir la vacante. Es la empresa quien se encarga de actualizar la situación en el portal de empleo, dependiendo de la evolución del proceso de selección. En el caso de que haya sido el alumno quien nos proporcione la empresa, la gestión finaliza tras la firma de dos documentos: anexo y convenio.

Registros

En caso de realizar prácticas, la documentación se almacena dentro del sistema del Departamento de Desarrollo Profesional. En caso de empleo, es la empresa quien almacena los datos del alumno.

Necesidades de recursos

Los recursos a utilizar son el correo electrónico y un sistema propio del Departamento de Desarrollo Profesional.

Objetivo

El objetivo principal se sostiene en fidelizar a las empresas colaboradoras para que puedan acoger a nuestros alumnos, ayudándoles, de este modo, a darles un impulso a su desarrollo profesional.

Propietario

Los responsables de este proceso son los miembros del Departamento de Desarrollo Profesional, así como de los alumnos, realizando las labores de prácticas de manera correcta. 

Alcance

La fidelización de empresas proporciona que los alumnos como ex alumnos se desarrollen profesionalmente.

Entradas

El contacto con las empresas se realiza tras una labor de prospección diaria por parte de los miembros del Departamento de Desarrollo Profesional.

Salidas

La gestión con empresas podría finalizar una vez esta no desea que proporcionemos más perfiles para sus vacantes.

Registros

La cartera de empresas con las que contamos para nuestros alumnos se almacena en el sistema del Departamento de Desarrollo Profesional.

Necesidades de recursos

Para alcanzar las empresas es necesario utilizar una comunicación mediante correo electrónico o teléfono.

Objetivo

Conocer la percepción de nuestros clientes y alumnos respecto a la institución, el programa que han cursado y docentes.

Propietario

Secretaría Académica.

Alcance

Saber en qué podemos mejorar para obtener la excelencia en la calidad de la formación que impartimos.

Entradas

A través de las encuestas de satisfacción de la plataforma LMS.

Salidas

Cuando se finaliza la formación con la encuesta final del Máster y registro de resultados.

Registros

Plataforma LMS.

Necesidades de recursos

Plataforma LMS.

Objetivo

N/A

Propietario

N/A

Alcance

N/A

Entradas

N/A

Salidas

N/A

Registros

N/A

Necesidades de recursos

N/A