Objetivo

Definir las acciones necesarias para formalizar la inscripción y el contrato entre CESIF y el alumno. Este proceso es un paso obligatorio para que los estudiantes admitidos se inscriban en su programa y compromete a ambas partes al cumplimiento íntegro de la oferta académica.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, los responsables principales de este proceso recaen en dos áreas clave:

• Dirección Finanzas y Administración: Principal propietario del proceso. El personal Administrativo/a Contable se encarga de verificar la elegibilidad, enviar las invitaciones, recepcionar documentación, comprobar pagos, verificar la autenticidad de títulos originales y actualizar el ERP.
• Dirección Académica: Participa a través de la Coordinación Académica, Docentes y Tutores, quienes se encargan del envío de la Guía Académica, la Memoria y la habilitación del acceso al Campus Virtual durante la fase de bienvenida, estableciendo el contacto de apoyo con el alumno.

Alcance

Es de aplicación a todas las actividades de matriculación de los programas impartidos por CESIF, tanto en modalidad presencial como online. Afecta principalmente a los departamentos de Admisiones y Matrícula, Administración, así como a los Coordinadores y Tutores Académicos

Entradas

Los elementos que inician el proceso de matriculación son:

• Carta de aceptación (emitida en el proceso previo de Admisiones).
• Formulario de matriculación cumplimentado por el alumno.
• Documentación requerida al alumno y autorizaciones pertinentes (incluida la normativa de Protección de Datos LOPD).
• Comprobante de los pagos o derechos de admisión abonados.
• Títulos originales (para su verificación de autenticidad).

Salidas

Los resultados generados al finalizar la matriculación formal del alumno incluyen:

• Ficha del alumno actualizada oficialmente en el sistema informático (ERP).
• Expediente académico de CESIF completado.
• Inclusión del alumno en el listado de alumnos preinscritos y admitidos por grupo y convocatoria.
• Correo electrónico de Bienvenida enviado al alumno.
• Contrato establecido y firmado por ambas partes.
• Indicadores de control: Tiempo máximo de confirmación (5 días) y porcentaje de matrículas sobre plazas ofertadas.

Registros

• Formularios de Solicitud de Admisión/Matriculación y comprobantes de pago.
• Expediente académico de CESIF.
• Ficha del Alumno actualizada en el soporte informático (ERP).
• Listado de alumnos preinscritos y admitidos por grupo y convocatoria.
• Indicador de tiempo máximo de confirmación y porcentaje de matrículas sobre plazas ofertadas.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Personal Administrativo/a Contable, Coordinadores Académicos y personal de Atención al Alumno/Secretaría.
• Recursos Tecnológicos: Sistema informático de gestión (ERP) para dar de alta fichas y actualizar expedientes, plataforma de correo electrónico, y entorno del Campus Virtual (LMS).
• Recursos Materiales y Documentales: Formularios de matriculación, documentos de autorización LOPD, Guías Académicas y Memorias del programa.

Objetivo

Establecer un método transparente y eficiente para determinar y validar la equivalencia de créditos del aprendizaje previo de los alumnos. Esto incluye la convalidación de créditos por programas formativos (internos o externos), estudios específicos y experiencia laboral comprobada que esté relacionada con las competencias del título.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, los responsables del proceso son:

• Dirección Académica: Principal evaluador. Realiza el mapeo cuantitativo y cualitativo de las asignaturas y designa un panel de dos expertos para la validación del proceso. Envía el formulario pertinente para su firma por parte del alumno.
• Dirección Finanzas y Administración: Encargada de validar las solicitudes, tramitarlas internamente con la Dirección Académica.
• Dirección Comercial (Asesor de Ventas / Atención al Alumno/a): Actúan como primer canal de comunicación, recibiendo la solicitud inicial del alumno y canalizando el envío de la documentación para su validación. 

Alcance

Aplica a las solicitudes de reconocimiento y convalidación de créditos presentadas por alumnos matriculados en los programas formativos de CESIF.

Entradas

Los elementos necesarios para llevar a cabo la evaluación y el análisis de resultados son:

• Trabajos, proyectos o exámenes entregados por los alumnos en cada módulo.
• Rúbricas y criterios de evaluación previamente definidos para medir los resultados de aprendizaje.
• Datos complementarios para las comisiones (registros de asistencia y resultados de encuestas de satisfacción de los estudiantes).
• Normativa de reevaluación para casos de suspensos o entregas fuera de plazo.

Salidas

Las acciones del proceso generan los siguientes resultados y registros:

• Mapeo y evaluación académica o experiencial finalizada.
• Informe de equivalencias y decisión de la Dirección Académica emitido (con un límite máximo del 30% de ECTS para estudios previos fuera de la institución si aplicaso y el límite de las prácticas para experiencia laboral).
• Alta y cierre del proceso en el sistema informático (ERP).
• Indicadores de gestión actualizados (número de solicitudes, alumnos con reconocimiento, y tiempo máximo de resolución).

Registros

• Plan de estudios y guías docentes
• Normativa sobre el reconocimiento de créditos
• Formularios y PDF firmados de solicitud de reconocimiento de créditos
• Evaluaciones, informes de equivalencia y decisiones de la Dirección Académica.
• Indicadores de gestión (número de alumnos que solicitan y reciben reconocimiento, y tiempo máximo de resolución de 5 días)

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Asesores Comerciales o personal de Atención al Alumno para la recepción; personal de Administración para la tramitación; y la Dirección Académica, incluyendo Coordinación Académica.
• Recursos Documentales y Normativos: Plan de estudios, guías docentes, normativa interna sobre reconocimiento de créditos y formularios estandarizados de solicitud.
• Recursos Tecnológicos: Sistema informático (ERP) para el alta y seguimiento del estado del estudiante, y plataformas de comunicación para la gestión documental de las evidencias.

Objetivo

Describir el método para la administración de los expedientes de los estudiantes de CESIF, cohesionando la gestión académica (calificaciones, actas, convalidaciones, prórrogas) y económica (pagos, rematrículas). Asimismo, establecer las condiciones de matrícula, suspensión, baja y reconocimiento de créditos asegurando el cumplimiento normativo.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, la responsabilidad exclusiva de este proceso recae en la Dirección Académica. Dentro de esta dirección, los actores principales son:

• Dirección Académica, Responsables Académicos y Coordinación Académica: Encargados de organizar y liderar las Reuniones de revisión anual y las Comisiones Académicas para el análisis de indicadores (rendimiento, retención, promedios) y el establecimiento de acciones de mejora.
• Docentes: Responsables de ejecutar las evaluaciones formativas y sumativas, aplicar las rúbricas, proporcionar retroalimentación a los alumnos (en un plazo máximo de 3 semanas) y firmar las actas con las calificaciones finales.
• Secretaría Académica: Encargados del registro oficial de las calificaciones en los expedientes y actas.

Alcance

Aplica a la gestión de evaluaciones, la emisión de actas y al análisis de los resultados académicos derivados de todas las actividades formativas de los másteres del centro.

Entradas

Los elementos necesarios para llevar a cabo la evaluación y el análisis de resultados son:

• Trabajos, proyectos o exámenes entregados por los alumnos en cada módulo.
• Rúbricas y criterios de evaluación previamente definidos para medir los resultados de aprendizaje.
• Datos complementarios para las comisiones (registros de asistencia y resultados de encuestas de satisfacción de los estudiantes).
• Normativa de reevaluación para casos de suspensos o entregas fuera de plazo.

Salidas

Los resultados y registros generados tras el proceso de evaluación y análisis incluyen:

• Retroalimentación constructiva entregada al alumno.
• Calificaciones finales aprobadas, firmadas (digital o físicamente) y registradas en actas académicas.
• Expediente del alumno actualizado con el registro de calificaciones de cada convocatoria.
• Actas de las reuniones de las Comisiones Académicas.
• Documento de Acciones de Mejora para el siguiente curso académico, derivado del análisis de los indicadores clave.

Registros

• Ficha del Alumno (ERP)
• Cuadro de Mando (indicadores de suspensiones, bajas y convalidaciones).
• Correos y PDF firmados de solicitudes de convalidación, rematrícula y prórroga.
• Formularios y comunicaciones de aplazamiento, interrupción o baja de estudios.
• Registros de control de asistencia y evaluaciones.

Necesidades de recursos

Para ejecutar correctamente este proceso, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Humanos: Personal de la Dirección Académica, incluyendo Responsables Académicos, Coordinadores, Docentes (para la evaluación y feedback) y Secretaría Académica (para gestión de actas y expedientes).
• Recursos Metodológicos: Rúbricas claras, criterios de evaluación sumativa y formativa, y normativas de reevaluación.
• Recursos Tecnológicos e Infraestructura: Sistemas para la entrega de trabajos, plataformas para proporcionar retroalimentación a los estudiantes (LMS), herramientas para el registro oficial de expedientes y actas, y sistemas de análisis de datos para calcular promedios, retención y rendimiento

Objetivo

Definir el método para la creación, gestión y firma (digital o física) de las Actas Académicas de los estudiantes de CESIF. Se busca asegurar que las calificaciones reflejen de manera objetiva el rendimiento del alumno y cumplan con los requisitos de la institución para la consecución del título de Máster en tiempo y forma.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, los responsables principales de este proceso pertenecen a la Dirección Académica:

• Responsables Académicos / Directores Académicos: Son los encargados de presidir las juntas, registrar las revisiones de resultados y firmar las Actas Académicas oficiales.
• Docentes (Evaluadores): Responsables de realizar las evaluaciones, aplicar las rúbricas, calificar y publicar resultados en tiempo y forma
• Consejo de Exámenes / Comisiones Académicas: Encargados de aprobar formalmente las calificaciones antes de su registro definitivo en el sistema.

Alcance

Aplica a la gestión de todas las actas de evaluación y calificaciones derivadas de actividades, módulos y tesinas/trabajo final asociadas a los másteres impartidos por CESIF.

Entradas

Los elementos que inician y nutren el proceso de generación de actas son:

• Entregas de actividades, módulos y trabajos finales por parte de los alumnos.
• Rúbricas de evaluación previamente definidas para medir los resultados de aprendizaje.
• Justificaciones documentadas en caso de entregas tardías (circunstancias atenuantes).
• Resultados de pruebas de reevaluación (limitadas a calificación máxima de aprobado).

Salidas

Los resultados y registros generados tras el proceso incluyen:

• Calificaciones revisadas, aprobadas por el consejo de exámenes y publicadas a las estudiantes unas vez realizadas las tareas evaluables.
• Actas académicas oficiales, emitidas y firmadas (digital o físicamente) por el Director / Responsable Académico.
• Expediente académico del alumno y registro de calificaciones de cada convocatoria debidamente actualizados.
• Indicadores actualizados en el Cuadro de Mando.
• Consolidación de resultados para el posterior proceso de cierre y entrega de diplomas/títulos.

Registros

Actas académicas oficiales (firmadas por el Director Académico).

Expediente académico del alumno (ERP/Campus Virtual).

Registro de calificaciones de cada convocatoria.

Cuadro de Mando 

Necesidades de recursos

Para ejecutar este proceso, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Humanos: Personal de la Dirección Académica (Responsables, Coordinadores y Docentes) y miembros del consejo de exámenes o juntas académicas.
• Recursos Tecnológicos: Sistemas informáticos integrados (ERP y Campus Virtual/LMS) para el registro centralizado de calificaciones, publicación de notas y gestión de expedientes; y sistemas para la firma digital de documentos.
• Recursos Metodológicos: Rúbricas estandarizadas de evaluación y normativas de reevaluación documentadas.

Objetivo

Asegurar que CESIF tiene definido e implantado un proceso ágil y eficaz para la gestión, emisión y firma (digital o física) de los certificados académicos en tiempo y forma. Estos documentos acreditan oficialmente los logros educativos de los estudiantes y son esenciales para su desarrollo profesional o continuidad académica

Propietario

PROPIETARIO

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, los responsables son:

• Dirección Académica (Secretaría Académica): principal propietario del proceso. Son responsables de recibir los justificantes de pago, verificar los datos y las tasas pendientes en la base de datos, y emitir y entregar el certificado en el plazo de 5 días.
• Dirección Finanzas y Administración: Implicados en la validación y gestión de las transferencias bancarias de las tasas abonadas por los alumnos.

Alcance

Este procedimiento aplica a todos los alumnos matriculados y a los alumni que soliciten la expedición de cualquier tipo de documentación o trámite administrativo (certificados, diplomas, actas) vinculados a los programas (presencial, online y executive).

Entradas

Los elementos que inician el proceso son:

• Solicitud del documento a través del formulario.
• Abono de la tasa correspondiente mediante transferencia bancaria.
• Justificante de pago enviado por email a la Secretaría Técnica.
• Información del expediente en la Base de Datos.

Salidas

Las acciones de gestión generan las siguientes salidas:

• Emisión de los certificados solicitados (cartas de matriculación, asistencia, registros de logros y certificados académicos finales).
• Entrega del documento al alumno (en plazo máximo de 5 días tras la validación en el caso de gestión únicamente interna y 10 días en el caso de gestión con las universidades colaboradoras).
• Entrega de diplomas finales.
• Registros de solicitudes, justificantes bancarios y copias de los certificados emitidos en el expediente del alumno.

Registros

·      Solicitudes online de pago de tasas académicas y justificantes bancarios.

·      Base de datos general de certificados.

·      Expedientes del alumno y copias de los certificados emitidos.

·      Registros de solicitud de títulos universitarios.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Personal de Recepción y Secretaría Académica (campus Madrid y Barcelona) para la verificación y emisión, y personal de Administración para el control de cobros.

• Recursos Tecnológicos: Formulario online en el Campus Virtual, sistemas de bases de datos para comprobar expedientes y pagos, y herramientas para la firma y sellado digital.

• Recursos Materiales: Papelería oficial y servicios postales para el envío de correos certificados

Objetivo

Establecer e implantar el método para la expedición de títulos en CESIF, garantizando que se traslade en tiempo y forma el listado de títulos a emitir. El objetivo es validar formalmente los éxitos académicos de los alumnos y asegurar la veracidad e integridad de los títulos otorgados tras finalizar sus programas.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, el proceso involucra a tres responsables clave:

• Dirección Académica: Principal propietaria. Los Responsables Académicos confirman el perfil del alumno finalizado y los Coordinadores elaboran el "Excel Resumen" mensual para su envío a las universidades colaboradoras si procede.
• Dirección Finanzas y Administración: Gestiona el abono de la factura emitida por la universidad colaboradora si procede, condición indispensable para activar la expedición del diploma universitario.
• Técnico de Soporte / Facilities: Encargado del Libro de Actas de diplomas y de la organización de los registros en los sistemas de archivo digital.

Alcance

Aplica a la expedición de todos los títulos y diplomas —incluyendo suplementos y expedientes académicos— que acreditan la finalización de los programas formativos de CESIF, tanto en sus títulos propios como en los certificados por universidades colaboradoras.

Entradas

Los elementos necesarios para iniciar el proceso son:

• Confirmación por la Dirección Académica de que el alumno ha finalizado todos los créditos del programa.
• Expediente académico consolidado (Registro de Logros) y actas firmadas.
• "Excel Resumen" con los datos correctos de los alumnos finalizados en el periodo mensual.
• Documento emitido por la universidad colaboradora y su pago efectivo por parte de CESIF si procede.

Salidas

Los resultados y registros generados incluyen:

• Título propio CESIF en formato físico con su suplemento, si procede.
• Título universitario emitido en formato digital con código QR de verificación, enviado al estudiante en un plazo de 10 días hábiles (extensible a 2 meses en periodos vacacionales), si procede.
• Expediente académico actualizado en los repositorios digitales de CESIF.
• Libro de Actas de diplomas actualizado.
• Métricas actualizadas en el Cuadro de Mando de proceso.

Registros

·      Certificado de título final.

·      Expediente académico (Registro de logros).

·      Libro de Actas de diplomas.

·      Ficha de Proceso y métricas del Cuadro de Mando.

·      Registro de Solicitud de Títulos de la Universidad colaboradora.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Responsables y Coordinadores Académicos para validación y preparación de datos; personal de Administración para gestión de facturas; y personal de Facilities/Soporte para la custodia del Libro de Actas.
• Recursos Tecnológicos: Sistemas de archivo digital para expedientes y repositorios, correo electrónico para la comunicación con universidades.
• Recursos Materiales y Logísticos: Papelería oficial para los títulos físicos de CESIF y presupuesto para el abono de tasas de expedición a las universidades colaboradoras.

Objetivo

Establecer la metodología para tramitar, registrar y resolver de forma satisfactoria todas las quejas, sugerencias y reclamaciones formales emitidas por los alumnos. La correcta gestión de este proceso permite identificar oportunidades de mejora en el sistema y asegurar relaciones fructíferas con la comunidad estudiantil y los antiguos alumnos (alumni).

Propietario

• Dirección Académica / Calidad: Principal responsable de la supervisión global del proceso, asegurando el cumplimiento de plazos, normativa de protección de datos, y realizando la evaluación anual del impacto de las acciones para la mejora continua.
• Dirección Comercial (Atención al Alumno/a): Actúa como primera línea en la recepción, registro y derivación de las quejas o sugerencias hacia el departamento correspondiente.
• Departamentos competentes (todas las Direcciones): Cada dirección (Académica, Carreras Profesionales, Finanzas, etc.) asume la evaluación y resolución de las quejas que sean de su competencia.
• Dirección General: Involucrada como máximo responsable institucional ante reclamaciones graves o escaladas.

Alcance

Aplicable a todas las acciones necesarias para el tratamiento de sugerencias (propuestas de mejora), quejas (comunicación de hechos inapropiados) y reclamaciones (incumplimiento de procedimientos o compromisos) en todos los másteres de la institución. Involucra a los alumnos, a la Dirección Académica / Calidad, al departamento de Atención al Estudiante y a la Dirección General.

Entradas

Los elementos que inician el proceso son:

• Emisión de una queja, sugerencia o reclamación por parte del alumno o alumni.
• Recepción de la misma a través de los diferentes canales habilitados: vía web (portal oficial), papel, correo electrónico o de forma presencial.
• Formularios web o encuestas de satisfacción debidamente cumplimentados.

Salidas

• Comunicación formal al interesado informando sobre las acciones a implementar o los argumentos de la resolución (en caso de no aplicar).
• Formulario de quejas y sugerencias / Reclamaciones del estudiante debidamente cerrado y registrado.
• Listado de Acciones de Mejora actualizado.
• Informes de evaluación anual sobre el impacto de las acciones implantadas, como parte de la revisión del sistema de calidad.

Registros

• Formulario de quejas y sugerencias / Reclamaciones del estudiante.
• Listado de seguimiento de Acciones de Mejora.
• Encuestas y Formularios WEB.
• Normativa de quejas o reclamaciones.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Personal de Atención al Alumno para la recepción y registro; responsables de los distintos departamentos para la resolución (Responsables Académicos, Administrativos, etc.); y responsables de Calidad para la supervisión.
• Recursos Tecnológicos: Portal en la página web oficial habilitado para el envío de formularios online, y un sistema interno de registro y seguimiento de incidencias.
• Recursos Documentales / Metodológicos: Normativa interna de quejas o reclamaciones, formularios estandarizados y protocolos de cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Objetivo

Evaluar la eficacia del sistema de gestión, la adecuación del diseño de los programas formativos y sus resultados. El propósito es examinar el desempeño global, detectar áreas de mejora y establecer acciones correctivas o de ajuste para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad planificados y normativas de referencia.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, los responsables principales son:

• Dirección General: Lidera y aprueba la revisión anual del sistema por la dirección, estableciendo nuevos objetivos, metas y planes de mejora.
• Dirección Académica / Responsable de Calidad: Da soporte a la Dirección General en el análisis anual del desempeño. Además, planifica, comunica y coordina el programa de auditorías internas.
• Consultor Externo / Equipo Auditor: Encargado de ejecutar las auditorías internas de forma objetiva e independiente en todas las sedes y departamentos (Dirección Académica, Comercial, Carreras Profesionales, etc.).

Alcance

Aplica a todos los procesos, documentos y disposiciones del sistema de gestión relacionados con los programas de la institución. Involucra tanto la revisión anual del sistema por parte de la dirección como las actividades relativas a las auditorías internas en todas las sedes.

Entradas

Los elementos necesarios para ejecutar la revisión y auditoría son:

• Resultados de auditorías previas.
• Datos de satisfacción de alumnos y docentes.
• Registro de sugerencias, quejas y reclamaciones.
• Cuadro de Mando de indicadores (resultados académicos, empleabilidad, diseño de programas, recursos).
• Procesos, documentos y registros del sistema de gestión disponibles en cada departamento a auditar.

Salidas

Los resultados generados tras las evaluaciones y revisiones incluyen:

• Informe de Auditoría Interna (documenta hallazgos, no conformidades o desviaciones).
• Registro de propuestas y planes de mejora o ajuste del sistema (con acciones correctivas, objetivos, responsables y cronogramas definidos).
• Actas de revisión del sistema aprobadas por la Dirección General.
• Programa anual e informes de auditorías internas para el siguiente periodo.

Registros

• Programa anual e informes de auditorías internas.
• Actas de revisión del sistema.
• Registro de propuestas y planes de mejora o ajuste del sistema (con objetivos y cronograma).
• Calendario de reuniones.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Implicación de la Dirección General, Dirección Académica (con rol de Calidad), equipo auditor interno o externo, y el personal de las áreas a auditar para entrevistas.
• Recursos Documentales y Metodológicos: Cuadro de mando de indicadores, normativas de referencia, guías de auditoría, e historial documentado de quejas y encuestas.
• Recursos Temporales: Calendarios definidos para reuniones, plazos para comunicar auditorías (mínimo 7 días de antelación) y tiempo asignado para la observación directa y revisión de documentos.

Objetivo

Definir e implantar el proceso de gestión de la Bolsa de Prácticas Profesionales de CESIF. Estas prácticas, de carácter externo, buscan complementar la formación teórica de los programas de máster, acercar al alumno a la realidad profesional y desarrollar sus competencias para facilitar su transición al mercado laboral.

Propietario

• Dirección de Carreras Profesionales: Principal propietaria del proceso. Los Asesores de Carreras Profesionales (Madrid y Barcelona) coordinan todo el ciclo, desde la publicación de ofertas y orientación a los alumnos hasta el seguimiento de las prácticas como tutores académicos de CESIF, garantizando un acceso equitativo.
• Dirección Académica: Participa a través de la Coordinación Académica y los Docentes, que actúan como tutores académicos durante el periodo de prácticas para supervisar el plan formativo del alumno.
• Empresas colaboradoras (externas):Encargadas de designar tutores externos y emitir los informes de evaluación finales.

Alcance

Aplica a todas las acciones relativas a la gestión de la bolsa de prácticas asociada a los programas presenciales de CESIF. Cubre a los estudiantes matriculados y recién egresados dentro del periodo de elegibilidad de 12 meses desde el inicio de la formación académica, con posibilidad de prórroga adicional si se cumplen los requisitos.

Entradas

Los elementos necesarios para iniciar y gestionar el proceso de prácticas son:

• Acreditación de haber completado las formaciones internas de empleabilidad impartidas por CESIF (requisito obligatorio previo).
• Oferta de prácticas publicada por la empresa colaboradora (a través de canales institucionales de CESIF o plataformas externas).
• Candidatura presentada por el alumno a la posición de su interés.

Salidas

Los resultados generados a lo largo del proceso de prácticas incluyen:

• Convenio de Cooperación Educativa formalizado entre CESIF, la empresa y el alumno, con su Anexo detallando lugar, duración, horario, funciones y condiciones económicas.
• Registro de adjudicación de plazas con criterios documentados.
• Informe final de evaluación emitido por el tutor de la empresa y el tutor interno.
• Actualización de indicadores de empleabilidad vinculados a prácticas en el Cuadro de Mando.

Registros

·      Convenios de cooperación educativa y anexos de prácticas.

·      Listado de ofertas y plazas por empresa.

·      Registros de adjudicación de plazas.

·      Informes de tutor académico y tutor externo.

·      Resultados de seguimiento e indicadores de empleabilidad vinculados a prácticas.

Necesidades de recursos

Para ejecutar este proceso, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Humanos: Asesores de Carreras Profesionales (Madrid y Barcelona) como gestores principales, tutores académicos de la Coordinación Académica o Docentes, y tutores externos en las empresas colaboradoras.
• Recursos Tecnológicos: Canales institucionales para la publicación de ofertas (web, Campus Virtual) y acceso a plataformas externas de empleo; y sistemas de registro para los convenios y la adjudicación de plazas.
• Recursos Documentales y Legales: Modelos normalizados de Convenios de Cooperación Educativa y sus Anexos, acuerdos de confidencialidad y secreto profesional, y formularios de manifestación de interés y evaluación.

Objetivo

Definir e implantar el proceso de gestión de la Bolsa de Empleo de CESIF. El objetivo es facilitar la inserción laboral de los estudiantes mediante experiencias que complementen su formación teórica, acerquen al alumno a la realidad profesional y desarrollen sus competencias para facilitar su transición al mercado laboral

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, los responsables principales de este proceso son:

• Dirección de Carreras Profesionales: Principal propietaria del proceso. Los Asesores de Carreras Profesionales (en Madrid y Barcelona) coordinan todo el proceso, asegurando un acceso equitativo y brindando orientación a los estudiantes.
• Dirección Académica: Participa a través de la asignación de un tutor académico de CESIF (Coordinadores o Docentes) que apoya y supervisa el plan formativo del alumno.
• Empresas Empleadoras / Colaboradoras: Aunque son externas a CESIF, son responsables de publicar sus condiciones, realizar los procesos de selección de forma independiente y designar a un tutor externo para el seguimiento.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las acciones relativas a la gestión de la bolsa de empleo asociada a los programas presenciales de CESIF. Cubre a los estudiantes matriculados y recién egresados.

Entradas

Los elementos necesarios para ejecutar la revisión y auditoría son:

• Resultados de auditorías previas.
• Datos de satisfacción de alumnos y docentes.
• Registro de sugerencias, quejas y reclamaciones.
• Cuadro de Mando de indicadores (resultados académicos, empleabilidad, diseño de programas, recursos).
• Procesos, documentos y registros del sistema de gestión disponibles en cada departamento a auditar.

Salidas

Los resultados generados tras las evaluaciones y revisiones incluyen:

• Informe de Auditoría Interna (documenta hallazgos, no conformidades o desviaciones).
• Registro de propuestas y planes de mejora o ajuste del sistema (con acciones correctivas, objetivos, responsables y cronogramas definidos).
• Actas de revisión del sistema aprobadas por la Dirección General.
• Programa anual e informes de auditorías internas para el siguiente periodo.

Registros

• Listado de ofertas de empleo publicadas y estado (abierta/cerrada)
• Base de datos de candidatos inscritos en la bolsa de empleo
• Acuerdos o condiciones de colaboración con empresas empleadoras
• Registros de satisfacción y posibles reclamaciones de empresas y candidatos.
• Informes de indicadores de empleabilidad y acciones de mejora asociadas.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Implicación de la Dirección General, Dirección Académica (con rol de Calidad), equipo auditor interno o externo, y el personal de las áreas a auditar para entrevistas.
• Recursos Documentales y Metodológicos: Cuadro de mando de indicadores, normativas de referencia, guías de auditoría, e historial documentado de quejas y encuestas.
• Recursos Temporales: Calendarios definidos para reuniones, plazos para comunicar auditorías (mínimo 7 días de antelación) y tiempo asignado para la observación directa y revisión de documentos.

Objetivo

Describir las actividades de orientación profesional que CESIF pone en marcha para ayudar a sus estudiantes y antiguos alumnos a alcanzar sus metas profesionales. Estas acciones están diseñadas para facilitar el desarrollo de planes de carrera, mejorar la empleabilidad y dotar al alumno de herramientas para su integración exitosa en el mercado laboral.

Propietario

·      Dirección de Carreras Profesionales: este departamento planifica anualmente el plan de actividades de orientación profesional. Esta función se articula a través de los Asesores de Carreras Profesionales de Madrid y Barcelona.

·      Dirección Académica: colabora en el desarrollo de sesiones, acompañamiento y refuerzo formativo.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las acciones y servicios de orientación profesional desarrollados en los programas de CESIF. Abarca tanto a estudiantes en activo como a antiguos alumnos que acceden a los servicios del Departamento de Carreras Profesionales y a la bolsa de empleo o prácticas.

Entradas

·      Planificación anual de actividades

·      Necesidades de empleabilidad detectadas en alumnos y alumni

·      Participación en módulos internos obligatorios de empleabilidad.

·      Diagnóstico del perfil profesional del alumno

Salidas

Sesiones de asesoramiento individual y grupal, talleres y eventos de networking

Acceso a bases de datos de vacantes, itinerarios de microformación y estrategias de búsqueda de empleo mejoradas para los participantes.

Plan anual de actividades de orientación profesional

Resultados de encuestas de empleabilidad y satisfacción

Calendarios

Planes de acciones de mejora

Registros

Resultados de encuestas de empleabilidad y satisfacción.

Plan anual de actividades de orientación profesional.

Plan de acciones de mejora derivados del análisis de indicadores.

Calendario de actividades y evidencias de su ejecución (listados de asistencia, materiales, comunicaciones).

Necesidades de recursos

Recursos Humanos: Asesores de carreras, profesorado y personal que participe en tutorías, talleres y eventos con empleadores y alumni.

Recursos tecnológicos, metodológicos y documentales: bases de datos de vacantes, sistemas de reserva de citas, materiales de formación, calendarios de actividades, encuestas de seguimiento e indicadores de empleabilidad para la evaluación y mejora continua del proceso.

Objetivo

Definir e implantar un proceso de análisis de los resultados académicos para garantizar que las calificaciones reflejen de manera precisa y objetiva el rendimiento del alumno. Asimismo, asegurar la revisión periódica (como mínimo anual) de los resultados de asignaturas, prácticas profesionales, Trabajo Fin de Máster (TFM) y resultados globales, como parte fundamental de la estrategia de mejora continua del programa

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, la responsabilidad exclusiva de este proceso recae en la Dirección Académica de CESIF. Dentro de esta dirección, los actores principales son:

• Docentes: Encargados de ejecutar las evaluaciones (sumativas y formativas), aplicar las rúbricas, proporcionar retroalimentación al alumno (en máximo 3 semanas), y aprobar y firmar las calificaciones finales en actas.
• Responsables Académicos y Coordinación Académica: Lideran las Reuniones de revisión anual y las Comisiones Académicas para analizar los indicadores (rendimiento, retención, promedio) y establecer las acciones de mejora.
• Secretaría Académica: Responsables del registro oficial de las calificaciones en los expedientes y actas académicas.

Alcance

Este procedimiento aplica a la gestión de evaluaciones, emisión de actas y al análisis de los resultados académicos derivados del desarrollo de las actividades formativas de todos los másteres del centro.

Entradas

Los elementos necesarios para ejecutar la evaluación y el análisis de resultados son:

• Trabajos, proyectos, TFM o pruebas entregadas por los alumnos.
• Rúbricas claras y criterios de evaluación sumativa y formativa para medir los resultados de aprendizaje.
• Normativas de reevaluación (para casos de suspensos o entregas tardías).
• Datos complementarios para el análisis de indicadores: registros de asistencia y resultados de encuestas de satisfacción.

Salidas

Las acciones del proceso generan las siguientes salidas y registros:

• Retroalimentación entregada al estudiante.
• Calificaciones finales aprobadas, firmadas (digital o físicamente) y registradas en actas académicas oficiales.
• Expediente del alumno actualizado con el registro de calificaciones de cada convocatoria.
• Actas documentadas de las reuniones de las Comisiones Académicas.
• Documento de Acciones de Mejora para el siguiente curso académico (derivado del análisis de deficiencias o áreas de mejora identificadas).

Registros

• Expediente del alumno y registro de calificaciones de cada convocatoria.
• Actas académicas (firmadas digital o físicamente).
• Actas de las reuniones de Comisiones Académicas
• Documento de Acciones de Mejora para el siguiente curso académico

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Claustro de profesores para corrección; equipo de Secretaría Académica para el registro y gestión documental; y Responsables/Coordinadores para el análisis en juntas.

• Recursos Metodológicos: Criterios estandarizados de evaluación formativa/sumativa y rúbricas claras.

• Recursos Tecnológicos: Sistema informático (ERP/LMS) para registrar las calificaciones en el expediente del alumno, emitir actas, generar promedios ponderados e indicadores de continuidad o abandono.

Objetivo

Definir y describir las actividades necesarias para medir y fomentar la inserción laboral y la empleabilidad de los egresados. Asimismo, evaluar la satisfacción de los antiguos alumnos (alumni) con la formación recibida en CESIF para garantizar que los conocimientos y competencias adquiridos se ajusten a las demandas reales del mercado y promuevan el éxito profesional.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, los responsables de este proceso involucran a varias direcciones:

• Dirección Oficina Alumni: Principal propietaria del seguimiento y evaluación de los egresados a través de sus Alumni Engagement Specialist, quienes mantienen la red profesional (networking) y gestionan la relación con los antiguos alumnos.
• Dirección de Carreras Profesionales: Ejecuta el fomento de la empleabilidad a través de los Asesores de Carreras Profesionales, quienes ponen a disposición los servicios de orientación y la bolsa de empleo activa.
• Dirección General / Dirección Académica: Encargadas de analizar los resultados de las métricas en las reuniones de revisión anual para detectar brechas y actualizar los planes de estudio.

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todos los alumnos egresados de los másteres de CESIF. Abarca los servicios de orientación profesional, la gestión de la bolsa de empleo, el mantenimiento de la red profesional y las encuestas de seguimiento realizadas una vez finalizado el programa formativo.

Entradas

Los elementos necesarios para llevar a cabo la medición y el fomento de la inserción laboral son:

• Base de datos de alumnos egresados (antiguos alumnos).
• Uso y registros de la Bolsa de Empleo y de los servicios de Orientación Profesional por parte de los alumni.
• Datos de situación profesional actual de los egresados (tipo de contratación, tiempo medio en encontrar empleo y relación del puesto con la formación).

Salidas

Las acciones de seguimiento y evaluación generan los siguientes resultados y registros:

• Informes de tasas de inserción laboral y empleabilidad de los egresados.
• Encuestas de satisfacción específicas cumplimentadas (que miden indicadores estandarizados como el NPS, utilidad práctica de los conocimientos, gestión de la bolsa de empleo y satisfacción global).
• Plan de Acciones de Mejora derivado de la revisión anual de la dirección (enfocado en actualizar planes de estudio y optimizar servicios de apoyo).

Registros

• Encuestas de satisfacción de egresados (antiguos alumnos).
• Informes de tasas de inserción laboral y empleabilidad.
• Registros de uso de la Bolsa de Empleo y servicios de Orientación Profesional.
• Planes de mejora derivados de la revisión anual.

Necesidades de recursos

Para la correcta ejecución de este proceso, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Humanos: Personal especializado de la Oficina Alumni (Engagement Specialists) para el contacto y envío de encuestas; Asesores de Carreras Profesionales para el servicio de orientación; y la Dirección General/Académica para el análisis de datos.
• Recursos Tecnológicos: Plataformas o sistemas CRM para el envío masivo de encuestas (NPS) a egresados, bases de datos para el seguimiento de la inserción laboral, y portales para la gestión de la bolsa de empleo y el networking.
• Recursos Metodológicos: Cuestionarios específicos y estandarizados para evaluar la satisfacción y la utilidad de los programas formativos con perspectiva laboral.

Objetivo

Definir y establecer los criterios para la implantación y gestión del proceso de la Red Profesional del centro. El objetivo de este proceso es conectar a la comunidad educativa (alumnado, antiguos alumnos, profesores, y empresas e instituciones colaboradoras o empleadoras) para fomentar el desarrollo y la proyección laboral

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, la dinamización de la red profesional es un esfuerzo transversal liderado por:

• Dirección Oficina Alumni: Como figura central en la conexión con los antiguos alumnos, a través de los Alumni Engagement Specialist, quienes promueven la asociación y el uso de herramientas digitales para mantener la red activa.
• Dirección de Carreras Profesionales: A través de los Asesores de Carreras, encargados de organizar talleres, eventos, difundir oportunidades laborales/prácticas y conectar con empresas colaboradoras.
• Dirección de Marketing y Comunicación: Mediante los Brand / Paid Marketing Specialists, quienes apoyan en la difusión, aumento de visibilidad en redes sociales (ej. LinkedIn) y promoción de eventos.
• Dirección Académica: Colabora involucrando al profesorado en la comunidad y en los eventos o conferencias sectoriales.

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las acciones y servicios vinculados con la creación, mantenimiento y gestión de la red profesional orientada a los titulados de los programas máster de la institución.

Entradas

Los elementos que alimentan la actividad de la red profesional son:

• Participación activa de los miembros de la comunidad educativa (alumnado, alumni, profesores).
• Ofertas, participación y propuestas de colaboración provenientes del tejido empresarial y empresas empleadoras.
• Información actualizada sobre ferias sectoriales, oportunidades laborales y de prácticas.
• Datos recopilados a través de las encuestas de satisfacción dirigidas a los usuarios de la red.

Salidas

Las acciones del proceso generan los siguientes resultados y registros:

• Eventos de networking, talleres y conferencias ejecutados.
• Grupos y asociaciones (ej. en LinkedIn) activos y dinamizados.
• Encuestas de satisfacción cumplimentadas por los distintos usuarios de la red (alumnos, alumni, empresas, profesores).
• Informes de satisfacción y análisis de resultados de la red.
• Plan de Acciones de Mejora (medidas estratégicas como aumentar visibilidad en RRSS o captar nuevos empleadores).

Registros

• Encuestas de satisfacción de los usuarios de la red profesional (alumnos, antiguos alumnos, empresas, profesores).
• Informes de satisfacción y análisis de resultados.
• Plan de acciones de mejora anual derivado de la revisión del sistema.

Necesidades de recursos

• Recursos Humanos: Personal de la Oficina Alumni, Carreras Profesionales y Marketing para la dinamización constante y organización de eventos.
• Recursos Tecnológicos: Plataformas y redes sociales (ej. LinkedIn) para gestionar comunidades virtuales, y herramientas para el envío de encuestas y newsletters.
• Recursos Materiales/Instalaciones: Espacios físicos (o plataformas online) para la celebración de talleres, reuniones y eventos sectoriales.

Objetivo

Definir y describir las actividades necesarias para medir y evaluar la satisfacción del alumnado con la entrega académica y los distintos servicios. El propósito principal es recoger comentarios directos para evaluar el desempeño de profesores, tutores académicos, orientadores y personal de apoyo, promoviendo así la mejora continua y el éxito de los estudiantes.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama, la gestión y evaluación de las encuestas es un proceso transversal liderado principalmente por:

• Dirección Académica: Principal usuaria de los datos, ya que evalúa el desempeño del profesorado, tutores, la docencia y el programa formativo.
• Dirección General: Encargada de liderar la revisión anual para analizar los datos obtenidos y aprobar el Plan de Acciones de Mejora.
• Dirección Comercial (Atención al Alumno): Participa en la recopilación de datos vinculados a la eficacia de los procesos administrativos y la atención de quejas.
• Dirección de Carreras Profesionales: Evalúa los resultados relacionados con los servicios de empleabilidad (prácticas, bolsa de empleo y orientación).

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las acciones relacionadas con la evaluación de la satisfacción de los alumnos matriculados en los programas y másteres de CESIF.

Entradas

Los elementos necesarios para llevar a cabo el proceso de evaluación son:

• Base de datos de alumnos matriculados y en activo.
• Hitos o momentos clave del curso alcanzados (por ejemplo, finalización de cada módulo o el mes previo al cierre de expedientes).
• Cuestionarios estructurados con escalas Likert (1-10) y preguntas de Net Promoter Score (NPS) diseñados para evaluar la docencia, el programa, los recursos y los servicios.

Salidas

La ejecución de las encuestas y su posterior análisis generan las siguientes salidas y registros:

• Encuestas de satisfacción cumplimentadas (Globales, de Módulo y de Egresados).
• Informes de satisfacción derivados del análisis de los datos recogidos.
• Indicadores NPS calculados para docencia, programa formativo, recursos/plataformas, servicios/empleabilidad y satisfacción global.
• Plan de Acciones de Mejora (derivado de la revisión anual por la dirección) orientado a elevar los estándares de servicio formativo.

Registros

• Encuestas de satisfacción (Globales, de Módulo y de Egresados).
• Informes de satisfacción derivados de las encuestas.
• Planes de mejora

Necesidades de recursos

Para llevar a cabo este proceso de forma eficiente, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Tecnológicos: Apoyo tecnológico para la creación, envío y tabulación de las respuestas; así como sistemas analíticos para el cálculo de indicadores (NPS).
• Recursos Humanos: Personal de la Dirección Académica y Comercial/Atención al Alumno para la gestión del envío de las encuestas; y la Dirección General para la revisión y toma de decisiones basadas en los datos.
• Recursos Metodológicos: Modelos estandarizados de preguntas y escalas de medición (Likert y NPS) para asegurar que los datos recogidos sean objetivos y comparables.

Objetivo

Definir y describir la metodología y las actividades para medir la satisfacción de las empresas e instituciones con los alumnos de prácticas y los antiguos alumnos empleados. El propósito es evaluar la reputación de la institución, mejorar la calidad de los programas académicos y promover la mejora continua mediante la resolución y gestión de quejas o sugerencias.

Propietario

De acuerdo con el procedimiento y el organigrama de CESIF, la gestión de la reputación institucional es un proceso liderado por:

• Dirección de Carreras Profesionales y Dirección Oficina Alumni: A través de los Asesores de Carreras y los Alumni Engagement Specialists, son los encargados de recabar el feedback directo (encuestas de reputación) del entorno corporativo y las empresas empleadoras donde realizan prácticas o trabajan los alumni.
• Junta de Planificación y Admisión / Dirección Académica: Responsables de evaluar y codificar los formularios del sistema interno de Quejas y Sugerencias, abriendo acciones correctivas si procede para salvaguardar la reputación interna.
• Dirección General: Lidera la revisión anual donde se analizan los resultados de encuestas externas y el volumen/tipo de quejas internas para conformar el Plan de Acciones de Mejora.

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las acciones relacionadas con la evaluación de la reputación del alumnado del centro (en empresas e instituciones). También aplica al tratamiento de quejas y sugerencias expresadas por los alumnos u otras partes interesadas que impacten en la percepción de la calidad del servicio

Entradas

Los elementos necesarios para medir la reputación institucional son:

• Base de datos de empresas e instituciones colaboradoras (que tienen alumnos en prácticas o alumni empleados).
• Cuestionarios estructurados con indicadores NPS (Net Promoter Score) para medir la satisfacción de los empleadores.
• Formularios específicos cumplimentados en el sistema de Quejas y Sugerencias por alumnos o partes interesadas.

Salidas

Las acciones de medición y seguimiento generan los siguientes resultados y registros:

• Encuestas de reputación anuales a empresas cumplimentadas.
• Informes de satisfacción de empleadores (basados en los indicadores NPS recogidos).
• Formularios y listados de Quejas y Sugerencias evaluados, con acciones correctivas abiertas y su correspondiente comunicación confidencial de resolución al interesado.
• Plan de Acciones de Mejora derivado de la revisión anual por la dirección.

Registros

• Encuestas de reputación anuales a empresas.
• Informes de satisfacción de empleadores.
• Formularios y listados de Quejas y Sugerencias
• Planes de mejora derivados de la revisión anual.

Necesidades de recursos

Para llevar a cabo este proceso, CESIF requiere los siguientes recursos:

• Recursos Tecnológicos: Plataformas para el envío y análisis de encuestas anuales a empresas, y un sistema interno informático o web para el registro, codificación y seguimiento de quejas y sugerencias.
• Recursos Humanos: Personal de Carreras Profesionales y Oficina Alumni para la gestión de las encuestas corporativas; miembros de la Junta de Planificación y Admisión para la evaluación de incidencias internas; y la Dirección General para el análisis estratégico.
• Recursos Documentales: Modelos estandarizados de encuestas de reputación y formularios de quejas.