Objetivo

Establecer los pasos para el alta de nuevos alumnos en el sistema y su posterior acceso al estudio.

Propietario

Administración.

Alcance

Todos los alumnos.

Entradas

Se recibe desde admisión de alumnos la siguiente documentación:

Documentación obligatoria solicitada al alumno:

• Ficha de inscripción
• Copia del Documento de identidad o pasaporte
• Curriculum vitae
• Copia del Título universitario

Documentación opcional solicitada al alumno:

• Carta de motivación
• Expediente académico

Salidas

• Escaneo de documentos si se reciben en formato papel y subida a la plataforma al sistema de gestión MN Program
• Envío del contrato virtual al alumno (correo o whatsapp)
• Recepción del contrato firmado
• Verificación del cobro en cuenta bancaria o TPV
• Consignación de número de matrícula
• Asignación del tutor académico
• Envío al tutor de datos del nuevo alumno
• Envío al alumno de correo de bienvenida y claves de acceso al campus

Registros

• Sistema de gestión de alumnos MN Program
• Archivo físico

Necesidades de recursos

• Ordenador conectado a red y con instalación de acceso a MN program
• Escaner
• Impresora
• Archivo físico bajo llave
• Software MN Program
• Cuenta de OneDrive para copias de seguridad

Objetivo

Convalidad áreas estudiadas previamente por los candidatos en otros centros de estudios o bien experiencia laboral que les exima de la realización de los periodos de prácticas.

Propietario

Admisiones

Alcance

Todos los candidatos que lo soliciten.

Entradas

Para convalidación de asignaturas:

• Formulario de solicitud de convalidación.
• Certificado de calificaciones o diploma aportado por el candidato con desglose de horas o créditos.

Para convalidación de prácticas:

• Vida laboral (para candidatos españoles)
• Carta del empleador (para el resto de candidatos)

Salidas

• Certificado de convalidación emitido por este Centro en el que se recoge las asignaturas de los programas propios que no deberán estudiarse o bien la exención para la realización del periodo de prácticas.

Registros

• Hoja de cálculo con nombre de los candidatos que solicitaron convalidación, en el que se registre los datos de contacto y la convalidación solicitada
• Documentación académica aportada por el candidato
• Vida laboral o certificado de experiencia laboral aportado por el empleador para estudiantes que quieren la convalidación de prácticas
• apunte en el programa MN Program en el que se registre la convalidación del nuevo alumno.

Necesidades de recursos

• Ordenador
• Impresora
• Correo corporativo
• Software MN Program.

Objetivo

Consignar las calificaciones del alumno de manera que puedan se consultadas de forma segura y permitan la emisión de certificados y diplomas.

Propietario

Administración de alumnos

Alcance

Todos los alumnos

Entradas

• Calificaciones registradas por el profesor en hoja de cálculo de los casos prácticos y trabajo fin de máster.
• Calificaciones de los exámenes consignados en la plataforma.
• Calificaciones disponibles al finalizar el programa en el sistema MN Program

Salidas

• Envío de notas por áreas a Administración de alumnos por parte del tutor.
• Emisión de certificados y diplomas por parte de la Administración de alumnos

Registros

• Registro de calificaciones del profesor en hoja de cálculo.
• Registro de calificaciones en MN Program
• Registro de calificaciones en el campus virtual.

Necesidades de recursos

• Hoja de cálculo
• Campus Moodle
• Software MN Program

Objetivo

Consignar la calificaciones de manera formal y definitiva para que sirvan de fuente para la elaboración de certificados, diplomas y para la entrega a entidades que avalen las acciones formativas del Centro.

Propietario

Administración de alumnos.

Alcance

Todos los alumnos graduados.

Entradas

Calificaciones facilitadas por los profesores.

Salidas

• Actas firmadas por el jefe de estudios de las áreas de cada programa.
• Actas de notas finales firmada para cada programa.

Registros

• Actas firmadas de cada programa por asignaturas con nota final.
• Escaneo y archivo en la nube de todas actas.
• Copia de las fichas con calificaciones individuales para cada alumno en el software MN Program

Necesidades de recursos

• Ordenador
• Impresora
• Escáner
• Ficha física firmada y guardada en archivo físico bajo llave.
• Ficha escaneada y guardada en copia de seguridad en la nube.

Objetivo

Facilitar al estudiante un documento que acredite la matriculación del mismo en el Centro. Este documento podría incluir las calificaciones obtenidas, o simplemente ser una constancia de que se cursa los estudios.

Propietario

Administración de alumnos.

Alcance

Todos los alumnos

Entradas

• Consulta de datos de alumno en MN Program.
• Consulta de calificaciones, si se requieren.
• Plantilla de certificado disponibles en la nube.

Salidas

• Certificados virtuales con número de registro, fecha , dato del alumno, datos del programa y calificaciones del alumno si procede. Se envía desde correo corporativo o whatsapp corporativo.
• Certificados en papel con membrete, sellos del centro y firma del director de estudios. Este certificado se recoge en el Centro por el interesado o persona autorizada o se envía por correo o courier.

Registros

• Registro anual en hoja de calculo de certificados - El certificado se guarda en la ficha del alumno en MN Program y se sube a la nube

Necesidades de recursos

• Ordenador
• Impresora
• Sello húmedo y sello seco
• Papel corporativo
• Sobre corporativo

Objetivo

Facilitar al estudiante un documento de estética cuidada que acredite las materias estudiadas, las calificaciones obtenidas y las fechas de realización de los estudios.

Propietario

Administración de alumnos

Alcance

Alumnos graduados

Entradas

• Calificaciones disponibles en el software MN program.
• Fechas de realización disponibles en el software MN program.
• Plantillas de diplomas, disponibles en la nube.

Salidas

• Diploma impreso en cartulina en cuyo anverso figura el logo de la institución, el nombre del alumno, la titulación obtenida, la fecha de emisión, y la firma de la más alta autoridad del Centro. En esta cara del diploma lleva el sello seco, cinta y pegatina con el logo del Centro.
• En el reverso figura el número del registro, las horas totales de estudio, las asignaturas estudiadas y el sello del área de Administración de alumnos.
• 
  

Registros

• Registro anual de diplomas en excel.
• Copia de seguridad en la ficha de cada alumno en MN Program

Necesidades de recursos

• Ordenador
• Software de edición de textos
• Correo electrónico
• Servicio de imprenta

Objetivo

Atención rápida a cualquier inquietud del alumnado, lo que redundará en una mejora de la calidad del servicio ofrecido.

Propietario

Responsable de dirección.

Alcance

Alumnos matriculados, candidatos, ex-alumnos y entidades colaboradoras (proveedores y empresas clientes)

Entradas

Cuenta del correo: atencionalalumno@instituto-seneca.edu

• Este correo está a disposición de todos los alumnos, al inicio de cada campus en un documento informativo. Cualquier correo que se reciba en esta cuenta se reenvía automáticamente a administración de alumnos, dirección de estudios y dirección general; que se coordinan en el mismo día para tratar el tema.

Formulario del Buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamaciones de la página web del programa a partir de la página de Cualificam:

• https://cualificam.com/BuzonRegistro/BuzonSugerencias?IdPrograma=584
• https://cualificam.com/BuzonRegistro/BuzonSugerencias?IdPrograma=585
• https://cualificam.com/BuzonRegistro/BuzonSugerencias?IdPrograma=586
• https://cualificam.com/BuzonRegistro/BuzonSugerencias?IdPrograma=582
• https://cualificam.com/BuzonRegistro/BuzonSugerencias?IdPrograma=583

Salidas

• Acuse de recibo, en un plazo de 24 horas.
• Solución en 24 - 48 horas, si lo solicitado es de fácil resolución, caso contrario, si lo solicitado no es factible o no se refleja en el contrato se contacta nuevamente con el alumno para la revisión de su caso.
• Si la solución está en otros departamentos, se coordina con ellos para la resolución del asunto.

Registros

• Registro en Excel de quejas y sugerencias, en el que se reflejan la fecha, datos del alumno y medidas adoptadas.

Necesidades de recursos

• Correo institucional - Revisión de procedimiento técnico administrativo o económico si procede.

Objetivo

Evaluar la eficacia del sistema de gestión, la adecuación del diseño del Programa Formativo y sus Resultados mediante el análisis de:

• El Cuadro de Mando de Indicadores de procesos y resultados del Programa Formativo y las necesidades de actualización detectadas.
• Las evidencias del Modelo CUALIFICAM.
• Otros posibles inputs que se consideren relevantes para reflexionar sobre el Programa Formativo y su sistema de gestión.

Establecer las Acciones de Mejora necesarias, con indicación de sus objetivos, compromisos, responsables y plazos. 

Propietario

Dirección 

Alcance

La gestión del Programa Formativo durante el curso.

Entradas

1. Cambios en la legislación de referencia.
2. Informes de evaluación de Madrimasd CUALIFICAM, si los hubiere.
3. Informes de otras evaluaciones o certificaciones de calidad, si los hubiere.
4. Actas de Revisión del Sistema del curso anterior, que contienen las Acciones de Mejora propuestas

Salidas

Acta de Revisión del Sistema del curso que contiene la revisión de las Acciones de Mejora anteriores y la propuesta de las nuevas Acciones de Mejora necesarias. 

Registros

1. Acta de Revisión del Sistema del curso.
2. Acciones de Mejora propuestas.
3. Evaluaciones de Madrimasd, si las hubiere.
4. Otras evaluaciones y certificaciones, si las hubiere.  

Necesidades de recursos

Sala de reuniones, personas implicadas, documentos, indicadores y datos. 

Objetivo

Dotar a los alumnos de la posibilidad de realizar prácticas curriculares o extra curriculares en empresas u otro tipo de organizaciones.

Propietario

Administración de alumnos.

Alcance

Todos los alumnos

Entradas

• Solicitudes de alumnos en prácticas que recibe el centro por parte de empresas u otras organizaciones
• Vacantes que quedan libres cuando un alumno finaliza sus prácticas
• Portales de empleo
• Contactos aportados por los propios alumnos.

Salidas

• Envío de curriculum vitae de candidatos para cubrir una oferta de prácticas recepcionadas por el centro.
• Envío de curriculum vitae de candidatos a contactos en entidades con las que colabora habitualmente el centro.
• Envío de curriculum vitae de alumnos a empresas con las que no se ha colaborado pero tienen potencial para acoger estudiantes en prácticas.
• Envío de plantilla de convenio y anexo para empresas interesadas en contratar alumnos del centro en prácticas.
• Memoria de prácticas por parte del alumno.
• Informe del tutor externo (tutor en la empresa/entidad)
• Informe del tutor interno (tutor académico)

Registros

• Registro en excel de personas de contactos en empresas
• Archivo de curriculum vitae de alumnos para prácticas
• Archivo en excel con portales de empleo en internet
• Archivo en la nube de convenios de prácticas
• Registro de las calificaciones obtenidas por los alumnos en los informes del tutor interno y externo.

Necesidades de recursos

• Ordenador
• Software MN para archivar los convenios de prácticas en el expediente de cada alumno
• Correo institucional
• Teléfono para contactar empresas

Objetivo

Dar a conocer al alumno ofertas de empleo acorde a los programas que se encuentra cursando en el centro.

Propietario

Administración de alumnos.

Alcance

Alumnos matriculados y ex-alumnos.

Entradas

• Oferta de empleo que recibe el centro desde empresas y otras organizaciones.
• Portales de empleo en internet, en los que el centro ha creado perfiles para recibir ofertas.

Salidas

• Apartado de Bolsa de trabajo disponible en el campus para todos los alumnos.
• Mailing semanal con ofertas de empleo y consejos para la búsqueda de trabajo.

Registros

• Área de Bolsa de empleo en el campus virtual.
• Mailing semanal con ofertas de trabajo.
• Tablón de anuncios físico en la sede del centro.

Necesidades de recursos

• Plataforma del campus Moodle
• Correo Institucional
• Tablón de anuncios.

Objetivo

Mejorar las actitudes y capacidades de los alumnos para poder acceder con mejor preparación a procesos de selección profesional para prácticas y empleo.

Propietario

Dirección de estudios.

Alcance

Alumnos matriculados

Entradas

• Portales de empleo
• Linkeding
• Libros de orientación profesional
• Libros de emprendimiento

Salidas

• Área de bolsa de Trabajo en el campus
• Vídeos de elaboración propia del centro, en el que diversos expertos aconsejan a los alumnos a cerca de los procesos de selección
• Asesoramiento personalizado para la elaboración del Curriculum vitae
• Entrevista de orientación con el tutor, en modalidad presencial o virtual
• Entrevista de orientación con el jefe de estudios en modalidad presencial o virtual

Registros

• Archivo de currícula de candidatos
• Biblioteca del centro
• Excel de registro de entrevistas de orientación.

Necesidades de recursos

• Biblioteca del centro
• Vídeos de orientación laboral de elaboración propia del centro.

Objetivo

Verificación periódica de la marcha académica de los alumnos, revisando la realización de actividades y la superación de las mismas.

Propietario

Director de estudios

Alcance

Alumnos matriculados

Entradas

• Registro de calificaciones de los profesores
• Tiempo de conexión a la plataforma
• Asistencia a videoconferencias
• Calificaciones en la plataforma

Salidas

• Correos enviados a los alumnos si su desempeño se considera insuficiente o el tiempo de conexión o actividad es bajo.
• Entrevista presencial o virtual con el tutor
• Entrevista presencial o virtual con el jefe de estudios

Registros

• Registro de calificaciones del tutor
• Registro de exámenes en la plataforma
• Registro de tiempo de conexión al campus virtual

Necesidades de recursos

• Plataforma Moodle
• Registro de calificaciones en hoja de cálculo del tutor

Objetivo

Verificar la situación laboral del egresado transcurridos varios meses desde su graduación.

Propietario

Dirección de estudios.

Alcance

Alumnos graduados

Entradas

• Verificar si el alumno sigue en convenio de prácticas extracurriculares.
• Notificación del alumno de que ha sido elegido en un proceso de selección
• Notificación desde LinkedIn de un nuevo trabajo del alumno.
• Notificación del alumno de que sigue interesado en recibir ofertas de empleo por parte del centro

Salidas

• Mailing con encuestas de situación laboral y satisfacción
• Reunión anual de antiguos alumnos

Registros

• Archivo de convenios de prácticas
• Respuesta a Mailing de bolsa de trabajo

Necesidades de recursos

• Correo corporativo
• Plataforma campus Moodle
• Local para celebración de reunión de antiguos alumnos

Objetivo

Mantener un vínculo de unión entre antiguos alumnos que les permita acceder a un networking profesional, bajo el apoyo del centro.

Propietario

Director de estudios.

Alcance

Antiguos alumnos (Egresados)

Entradas

• Perfil del LinkedIn del centro
• Comunicaciones de los antiguos alumnos

Salidas

• Conferencias y videoconferencias abiertas a antiguos alumnos
• Reunión anual de antiguos alumnos

Registros

• Creación de un apartado en el campus virtual para antiguos alumnos
• Mantenimiento del acceso en el campus del apartado de Bolsa de empleo para antiguos alumnos
• Mantenimiento para antiguos alumnos del envío del mailing con las ofertas de trabajo y prácticas

Necesidades de recursos

• Plataforma Moodle
• Correo corporativo
• Espacio para la reunión anual para antiguos alumnos
• Base de datos de antiguos alumnos en MN Program.

Objetivo

El conocimiento del grado de satisfacción del alumnado, es una herramienta fundamental para la mejora de procesos y para la mejora del prestigio de la institución.

Mediante la recopilación de información se podrá tomar las medidas necesarias para la mejora de la satisfacción del alumnado.

Propietario

Dirección de estudios

Alcance

Todos los alumnos

Entradas

• Información recibida por todas las áreas del centro
• Información recibida desde el correo de sugerencias, quejas y reclamaciones
• Información recibida de modo informal por parte de profesores y personal de administración
• Información recibida desde redes sociales

Salidas

• Correo de sugerencias quejas y reclamaciones
• Encuesta de valoración para alumnos del Instituto Séneca

Registros

• Tabulación de la encuesta
• Registro de sugerencias, quejas y reclamaciones

Necesidades de recursos

• Correo electrónico
• Redes sociales

Objetivo

Una buena reputación es un factor fundamental para el éxito de una institución educativa.

Propietario

Dirección de estudios.

Alcance

Todos los alumnos y prospectos.

Entradas

• Trayectoria de más de 25 años en el ámbito de la formación.
• Referencias de miles de alumnos formados en la Institución.
• Acuerdos de colaboración con diversas universidades
• Convenios de prácticas con cientos de empresas
• Pertenencia a la AAEEN

Salidas

• Reconocimiento de marca
• Presencia de Redes Sociales
• Proyección Internacional con alumnos de más de 80 países
• Claustro de profesores de prestigio

Registros

• Archivo académico compuesto por materiales propios de numerosas acciones formativas.
• Convenios con universidades
• Convenios de prácticas con empresas
• Registro de alumnos desde hace 25 años.

Necesidades de recursos

• Instalaciones propias en Madrid capital.
• Plataforma de teleformación
• Claustro académico de alto nivel
• Organización ágil